מהי מערכת מלאי תמידית?
מהי מערכת מלאי תמידית? מערכת מלאי תמידית מבוססת על שיטה חשבונאית המכונה מלאי תמידי, אשר מתעדת באופן רציף שינויים במלאי בזמן אמת עם מערכות ממוחשבות של נקודות מכירה, ובכך מסירה את הצורך בבדיקות מלאי פיזיות. היא מספקת תצוגה מפורטת ביותר של שינויים במלאי עם דיווח מיידי על כמות המלאי במלאי, והוא משקף במדויק את רמת הסחורה בהישג יד. בתוך מערכת זו, חברה אינה עושה מאמץ לשמור על רישומי מלאי מפורטים של מוצרים בהישג יד; במקום זאת, רכישות של סחורות נרשמות כחיוב במאגר המלאי. מערכת מלאי תמידית שונה ממערכת מלאי א-מחזורית, שיטה שבה חברה מנהלת רישומים של המלאי שלה על ידי ספירות פיזיות קבועות.
מהי מערכת מלאי תמידית? – בתוך מערכת זו, חברה אינה עושה מאמץ לשמור על רישומי מלאי מפורטים של מוצרים בהישג יד; במקום זאת, רכישות של סחורות נרשמות כחיוב במאגר המלאי. מערכת מלאי תמידית שונה ממערכת מלאי א-מחזורית, שיטה שבה חברה מנהלת רישומים של המלאי שלה על ידי ספירות פיזיות קבועות.
מהי מערכת מלאי תמידית? – נקודות מרכזיות
הבנת מערכות מלאי תמידי
מערכות מלאי תמידי עשויות להיות עדיפות על מערכות מלאי תקופתיות ישנות יותר מכיוון שהן מאפשרות מעקב מיידי אחר רמות המכירות והמלאי של פריטים בודדים, מה שעוזר במניעת יציאות מלאי. אין צורך להתאים מלאי תמידי על ידי רואי החשבון של החברה, אלא במידה הוא חורג מספירת המלאי הפיזי עקב אובדן, שבר או גניבה.
תוכנת המערכת מספקת עדכונים בזמן אמת למלאי באמצעות שימוש בסורקי ברקוד או רשומות ממוחשבות אחרות של רכישת מוצרים, מכירות והחזרות כשהן מתרחשות. מידע זה מוזן לתוך מסד נתונים תמידי מותאם ללא הרף.
המערכת מאפשרת אינטגרציה עם תחומים נוספים, לרבות צוותי כספים וחשבונאות. זה עוזר להבטיח עמידה בתקנות מס ותקנות אחרות. עובדים יכולים להשתמש בנתוני מלאי תמידיים כדי לספק שירות לקוחות מדויק יותר בנוגע לזמינות של מוצרים, חלקי חילוף ורכיבים פיזיים אחרים.
מערכות מלאי תמידיות לעומת תקופתיות
ההבדלים בין מערכות מלאי תמידי לתקופת חורגים מעבר לאופן שבו שתי המערכות פועלות, אם כי זו נקודת ההבחנה העיקרית.
מערכות מלאי תמידי עוקבות אחר מכירות באופן שוטף ומייד בטכנולוגיית נקודות מכירה ממוחשבת. מערכות מלאי תקופתיות עוקבות אחר מכירות רק כאשר מזמנת ספירה פיזית ודורשות ספירה נקודתית.
חברות גדולות או כאלה עם מלאי מורכב מתאימות היטב למערכת נצחית. חברות קטנות יותר עם מלאי מוגבל יכולות לרוב לשרוד עם מערכת תקופתית. אותו הדבר חל על מרווח שגיאה, שהוא נמוך יותר עם מערכת נצחית, אם כי מלאי מצומצם ובלתי מסובך עשוי לא לסבול הרבה עם מערכת תקופתית.
עלות הסחורה הנמכרת (COGS) היא מדד חשבונאי חשוב הנגזר על ידי הוספת יתרת ההתחלה של המלאי לעלות רכישות המלאי והפחתת העלות של המלאי הסופי. עם מערכת מלאי תמידית, COGS מתעדכן כל הזמן במקום מעת לעת עם המלאי הפיזי החלופי.
בסך הכל, ברגע שמערכת מלאי תמידית קיימת, היא דורשת פחות מאמץ מאשר מערכת פיזית. עם זאת, עלויות ההפעלה עבור מערכת מלאי נצחית גדולות יותר.
הבדלים בין מערכות מלאי תמידיות לתקופות מערכות מלאי קבועות מערכות מלאי תקופתיות עקוב אחר מכירות באופן מיידי עקוב אחר מכירות על בסיס חוזר השתמש במערכות נקודות מכירה השתמש בספירות פיזיות חוזרות טוב יותר לעסקים גדולים יותר טוב עבור חברות קטנות מרווח קטן יותר לשגיאה מרווח גדול יותר לשגיאה מצריך עלות פוטנציאלית מעודכנת עלות חזקה פחות מעודכן תקופה פיזית דורש עלות פוטנציאלית גבוה פחות יקר להתניע
יתרונות וחסרונות של מערכות מלאי תמידיות
התומכים במערכות מלאי תמידיות לא תמיד יוצאים מגדרם כדי להצביע על החסרונות של מערכות אלו, שעיקרן כולל היעדר חשבונות לאובדן, שבר או גניבה. מצד שני, המתנגדים לא בהכרח שמים לב שהמחסומים מדווחים ללא מכירות מקבילות עלולים לאותת על גניבה או אובדן ולהפעיל מלאי פיזי מהר יותר מאשר עם מערכת תקופתית. כאשר מחליטים כיצד לשמור על שליטה על המלאי הפיזי, זה נבון לשקול היטב את היתרונות והחסרונות של כל מערכת הנבדקת.
יתרונות
חסרונות
יתרונות וחסרונות של מערכות מלאי תמידיות יתרונות חסרונות עדכונים בזמן אמת אובדן מלאי תחזיות מעקב לא תקין ניהול מיקומים מרובים פריצה קלות הכנת דוחות כספיים עלות הפחתת זמן השבתה מלאי פיזי עדיין נחוץ
מתי להשתמש במערכת מלאי תמידית
חברות גדולות עם נפח גבוה של מלאי פיזי מסתובב כל הזמן לניהול צריכות לשקול יישום מערכת מלאי תמידית. כך גם לעסקים עם מספר מיקומים. חברות שאינן עומדות בקריטריונים הללו כעת אך צופים צמיחה בעתיד עשויות לשקול מערכת כזו גם כן.
גורמים אחרים הקובעים את הכדאיות של מערכת מלאי תמידית כוללים:
כיצד להשתמש במערכת מלאי תמידית
כדי לחשב מלאי, חברות צריכות להקים מערכת שבה כל חלק מהמלאי מוכנס למערכת ומנוכה מהמערכת עם מכירתו. הדבר מצריך שימוש במסופי נקודות מכירה, סורקי ברקוד ותוכנת מלאי תמידי כדי לעדכן מלאי משוער בכל רכישה ומכירה של מוצר.
מכיוון שמערכת מלאי תמידית מעריכה מלאי בהישג יד, היא אינה מחליפה מלאי פיזי תקופתי. בשלב מסוים, יש לבצע מלאי פיזי. עסקים המשתמשים במערכת מלאי תמידית משתמשים בדרך כלל בספירת מחזור או בתהליך של ספירה פיזית של חלק מהמלאי כדי להשתמש בו כבסיס לבדיקת דיוק המערכת התמידית. הכוונה היא להשלים מלאי פיזי מלא לאורך זמן.
ניהול מלאי
ניהול מלאי מתייחס לתהליכים הכרוכים בהזמנת חומרי גלם, אחסון ושימוש בהם ליצירת מוצרים, ובסופו של דבר מכירת מוצרים למשתמש קצה. ישנן ארבע שיטות ניהול מלאי עיקריות:
לכל אחת מהשיטות הללו יש את היתרונות והחסרונות שלה בכל הנוגע לשימוש בתוך מערכת מלאי תמידית.
השימוש במערכת מלאי תמידית מקל במיוחד על חברה להשתמש בשיטת כמות ההזמנה הכלכלית (EOQ) לרכישת מלאי. EOQ היא נוסחה שמנהלים משתמשים בה כדי להחליט מתי לרכוש מלאי על סמך עלות החזקת המלאי וכן עלות החברה להזמנת מלאי.
עלות סחורה שנמכרה (COGS)
כאשר חברה מוכרת מוצרים במערכת מלאי תמידית, חשבון ההוצאות גדל ומגדיל את עלות הסחורה הנמכרת (COGS). COGS מייצג עלויות ייצור והוצאות במהלך תקופה מסוימת. זה כולל את עלויות החומרים ועלויות העבודה אך לא הוצאות הפצה או מכירה. הנוסחה עבור COGS מופיעה להלן.
COGS = BI + P – EI
BI = מלאי התחלה
P = רכישות לתקופה
EI = מלאי סיום
מערכת מלאי תמידית שומרת על רישום רציף של עסקאות, מה שהופך את ה-COGS זמין בכל עת. לעומת זאת, מערכת מלאי תקופתית מחשבת את ה-COGS רק לאחר ביצוע מלאי פיזי.
היתרון של מערכת נצחית במתן אומדן מתגלגל של COGS ברור. חברה יודעת, לאחר כל עסקה, כמה עלה לייצר מוצרים שנמכרים באותה נקודה. על ידי עדכון נתונים אלה באופן רציף ושילובם עם מערכות עסקיות אחרות, לחברה יש מידע בר-פעולה זמין על בסיס 24/7 כדרך להגיב לעלויות מוגברות בזמן.
חישוב הרווח הגולמי
הרווח הגולמי הוא תוצאה של הפחתת COGS מההכנסה. זכור כי COGS כולל את עלות העבודה והחומרים אך לא עלויות מכירה או הפצה. הנוסחה לרווח גולמי היא:
רווח גולמי = הכנסה – COGS
היכולת לאמוד COGS באופן רציף גם מספקת לחברה המשתמשת במערכת מלאי תמידית את היכולת להעריך את הרווח הגולמי באופן רציף. הסיבה לכך היא שכל עסקה מתועדת בזמן אמת תחת מערכת מלאי תמידית.
דוגמאות למערכות תמחיר מלאי
חברות יכולות לבחור בין מספר שיטות לחשב את עלות המלאי המוחזק למכירה, אך סך עלות המלאי שהוצאה זהה בכל שיטה. ההבדל בין השיטות הוא העיתוי שבו מוכרת עלות המלאי, ועלות המלאי הנמכר נרשמת לחשבון עלות המכירה.
שיטת ה-first in, first out (FIFO) מניחה שהיחידות הישנות ביותר נמכרות ראשונות, בעוד ששיטת ה-Last in, first out (LIFO) רושמת את היחידות החדשות ביותר כאלו שנמכרות ראשונות. עסקים יכולים לפשט את תהליך תמחיר המלאי באמצעות עלות ממוצעת משוקללת, או עלות המלאי הכוללת חלקי מספר היחידות במלאי.
מה ההבדל בין מערכת מלאי תמידית למערכת מלאי תקופתית?
מערכת מלאי תמידית משתמשת במסופי נקודות מכירה, סורקים ותוכנה כדי לתעד את כל העסקאות בזמן אמת ולשמור על אומדן מלאי באופן רציף. מערכת מלאי תקופתית מחייבת ספירת פריטים במרווחים שונים – כלומר, שבועי, חודשי, רבעוני או שנתי.
מה מייצג COGS?
COGS הוא ראשי תיבות של עלות סחורה שנמכרה. הוא ממלא תפקיד אינטגרלי בחשבונאות עסקית על ידי מתן אומדן נקודת זמן של עלות ייצור המוצרים הנמכרים על ידי חברה. אם החברה משתמשת במערכת מלאי תמידית, COGS זמין על בסיס רציף. עם מערכת מלאי תקופתית, COGS מחושב בסוף תקופת מלאי.
מה ההבדל בין FIFO ל-LIFO?
FIFO (ראשון נכנס, ראשון יוצא) מתייחס למערכת חשבונאית שמניחה שהמוצרים הישנים ביותר נמכרים תחילה, ואחריהם חדשים יותר. LIFO (אחרון נכנס, ראשון יוצא) מניח שהמוצרים העדכניים ביותר נמכרים לפני הישנים.
סיכום ומסקנות
עסקים עוקבים יותר ויותר אחר מלאי באמצעות מערכת מלאי תמידית לעומת מערכת המלאי התקופתית הישנה יותר, בעלת ספירה פיזית. מערכות נצחיות יקרות ליישום אך זולות יותר וגוזלות זמן לאורך זמן.
למרות היתרונות של אומדן מעודכן מתמשך של מלאי והקישוריות ההדדית של מערכות חשבונאיות, החיסרון הגדול של מערכות תמידיות הוא חוסר היכולת לעקוב אחר פריטים שאבדו, שניזוקו או נגנבו. חברות רבות מתמודדות עם זה עם ספירות מלאי חלקיות תקופתיות, המספקות קו בסיס למערכת התמידית ונועדו לספק מלאי פיזי מלא עד סוף התקופה.
חברות קטנות ובינוניות או חברות עם מלאי פיזי קטן ממשיכות להשתמש במערכת המלאי התקופתית, אם כי רבים בוחרים במערכות מלאי תמידי בעלות נמוכה. חברות גדולות, חברות עם מספר מיקומים ואלה עם מלאי פיזי גדול עברו ברובן המרה למערכות נצחיות, מכיוון שהן יכולות לספוג את עלויות ההפעלה הגבוהות ולממש חיסכון באמצעות שימוש מינימלי בכוח העבודה שמגיע עם מערכת נצחית.
