מהי חשבונאות מזומן?
מהי חשבונאות מזומן? חשבונאות מזומן היא שיטה חשבונאית שבה נרשמות תקבולי התשלומים במהלך התקופה בה הם מתקבלים, והוצאות נרשמות בתקופה שבה הם משולמים בפועל. במילים אחרות, הכנסות והוצאות נרשמות כאשר מזומנים מתקבלים ומשלמים, בהתאמה. חשבונאות מזומנים נקראת גם חשבונאות על בסיס מזומן; וניתן להשוות אותו עם חשבונאות צבירה, המכירה בהכנסה בזמן הרווחת ההכנסה ורושמת הוצאות כאשר התחייבויות נוצרות ללא קשר למועד המזומן התקבל או משולם בפועל.
מהי חשבונאות מזומן? – חשבונאות מזומנים נקראת גם חשבונאות על בסיס מזומן; וניתן להשוות אותו עם חשבונאות צבירה, המכירה בהכנסה בזמן הרווחת ההכנסה ורושמת הוצאות כאשר התחייבויות נוצרות ללא קשר למועד המזומן התקבל או משולם בפועל.
מהי חשבונאות מזומן? – נקודות מרכזיות
הבנת חשבונאות מזומנים
חשבונאות מזומנים היא אחת משתי צורות חשבונאות. השני הוא חשבונאות צבירה, שבה נרשמות הכנסות והוצאות כשהן נוצרות. עסקים קטנים משתמשים לרוב בהנהלת חשבונות מזומנים מכיוון שהיא פשוטה ונוחה יותר והיא מספקת תמונה ברורה של כמה כסף יש לעסק בפועל בהישג יד. עם זאת, תאגידים נדרשים להשתמש בחשבונאות מצטברת תחת כללי החשבונאות המקובלים (GAAP).
כאשר עסקאות נרשמות על בסיס מזומן, הן משפיעות על ספרי החברה באיחור ממועד השלמת העסקה. כתוצאה מכך, חשבונאות מזומנים לרוב פחות מדויקת מחשבונאות צבירה בטווח הקצר.
רוב העסקים הקטנים רשאים לבחור בין שיטת החשבונאות במזומן ובין שיטת הצבירה, אך מס הכנסה דורש מעסקים עם יותר מ-25 מיליון דולר בתקבולים ברוטו שנתיים להשתמש בשיטת הצבירה. בנוסף, חוק הרפורמה במיסוי משנת 1986 אוסר על שיטת חשבונאות המזומנים. החל משימוש בתאגידי Forc, מקלטים מסים, סוגים מסוימים של נאמנויות ושותפויות שיש בהן שותפי C Corporation. שימו לב כי על חברות להשתמש באותה שיטת חשבונאות לדיווח על מיסים כפי שהם עושים עבור הנהלת חשבונות פנימית משלהם.
דוגמה לחשבונאות מזומנים
לפי שיטת חשבונאות המזומנים, נניח שחברה א' מקבלת 10,000 דולר ממכירת 10 מחשבים שנמכרו לחברה ב' ב-2 בנובמבר, ורושמת את המכירה כאילו התרחשה ב-2 בנובמבר. העובדה שחברה ב' למעשה ביצעה את ההזמנה עבור המחשבים בחזרה. ב-5 באוקטובר נחשב לא רלוונטי, מכיוון שהוא לא שילם עבורם עד שהם נמסרו פיזית ב-2 בנובמבר.
בחשבונאות מצטברת, לעומת זאת, חברה א' הייתה רושמת את המכירה של 10,000 דולר ב-5 באוקטובר, למרות ששום מזומן עדיין לא החליף ידיים.
באופן דומה, חברות חשבונאות מזומנים רושמות הוצאות כשהן משלמות אותן בפועל, ולא כשהן מוציאות אותן. אם חברה ג' תשכור את חברה ד' להדברה ב-15 בינואר, אך לא תשלם את החשבונית עבור השירות שהושלם עד ל-15 בפברואר, ההוצאה לא תוכר עד 15 בפברואר בחשבונאות מזומנים. אולם במסגרת חשבונאות מצטברת, ההוצאה תירשם בספרים ב-15 בינואר עם תחילתה.
מגבלות של חשבונאות מזומנים
החיסרון העיקרי של חשבונאות מזומנים הוא שהיא עשויה שלא לספק תמונה מדויקת של ההתחייבויות שנגרמו (כלומר שנצברו) אך עדיין לא שולמו, כך שהעסק עשוי להיראות במצב טוב יותר ממה שהוא באמת. מצד שני, חשבונאות מזומנים פירושה גם שעסק שזה עתה השלים עבודה גדולה עבורה הוא ממתין לתשלום עשוי להיראות פחות מוצלח ממה שהוא באמת מכיוון שהוא הוציא את החומרים והעבודה לעבודה אך עדיין לא אסף תַשְׁלוּם. לכן, חשבונאות מזומנים יכולה להפריז או להמעיט במצב העסק אם הגביות או התשלומים במקרה גבוהים או נמוכים במיוחד בתקופה אחת לעומת תקופה אחרת.
ישנן גם כמה השלכות מס שליליות פוטנציאליות עבור עסקים המאמצים את שיטת חשבונאות המזומנים. ככלל, עסקים יכולים לנכות רק הוצאות המוכרות בשנת המס הנוכחית. אם לחברה יש הוצאות בדצמבר 2019, אך לא תשלם תשלומים כנגד ההוצאות עד ינואר 2020, היא לא תוכל לתבוע ניכוי בגין שנת הכספים הסתיימה ב-2019, מה שעשוי להשפיע באופן משמעותי על השורה התחתונה של העסק. כמו כן, חברה המקבלת תשלום מלקוח בשנת 2020 עבור שירותים שניתנו בשנת 2019, תהיה רשאית לכלול רק את ההכנסות בדוחותיה הכספיים לשנת 2020.
