מהי מערכת מידע חשבונאית (AIS)?
מהי מערכת מידע חשבונאית (AIS)? מערכת מידע חשבונאית (AIS) כוללת איסוף, אחסון ועיבוד של נתונים פיננסיים וחשבונאיים המשמשים משתמשים פנימיים לדיווח מידע למשקיעים, לנושים ולרשויות המס. בדרך כלל זוהי שיטה מבוססת מחשב למעקב אחר פעילות חשבונאית בשילוב עם משאבי טכנולוגיית מידע. AIS משלב שיטות חשבונאות מסורתיות, כגון שימוש בעקרונות חשבונאיים מקובלים (GAAP), עם משאבי טכנולוגיית מידע מודרניים.
מהי מערכת מידע חשבונאית (AIS)? – כיצד נעשה שימוש במערכת מידע חשבונאית (AIS).
מערכת מידע חשבונאית מכילה אלמנטים שונים החשובים במחזור החשבונאי. למרות שהמידע הכלול במערכת משתנה בין תעשיות וגדלים עסקיים, AIS טיפוסי כולל נתונים הנוגעים להכנסות, הוצאות, מידע לקוחות, מידע עובדים ומידע מס. נתונים ספציפיים כוללים הזמנות מכירה ודוחות ניתוח, דרישות רכש, חשבוניות, פנקסי המחאות, מלאי, פנקסי שכר, ספר חשבונות, מאזן מבחן ומידע על דוחות כספיים.
מערכת מידע חשבונאית חייבת להיות בעלת מבנה מסד נתונים כדי לאחסן מידע. מבנה מסד הנתונים הזה מתוכנת בדרך כלל עם שפת שאילתה המאפשרת מניפולציה בטבלה ובנתונים. ל-AIS יש שדות רבים להזנת נתונים כמו גם לעריכת נתונים שנשמרו בעבר. בנוסף, מערכות מידע חשבונאיות הן לרוב פלטפורמות מאובטחות במיוחד עם אמצעי מניעה שננקטו נגד וירוסים, האקרים ומקורות חיצוניים אחרים המנסים לאסוף מידע. אבטחת הסייבר חשובה יותר ויותר ככל שיותר ויותר חברות מאחסנות את הנתונים שלהן באופן אלקטרוני.
התפוקות השונות של מערכת מידע חשבונאית מדגימות את הרבגוניות של יכולות מניפולציית הנתונים שלה. מכשיר AIS מפיק דוחות הכוללים דוחות קבלת חשבונות המבוססים על מידע לקוחות, לוחות פחת עבור רכוש קבוע ויתרות ניסיון לדיווח כספי. ניתן לשכפל גם רשימות לקוחות, חישובי מיסוי ורמות מלאי. עם זאת, התכתבויות, תזכירים או מצגות אינם כלולים ב-AIS מכיוון שהפריטים הללו אינם קשורים ישירות לדיווח הכספי או הנהלת החשבונות של החברה.
היתרונות של מערכות מידע חשבונאיות
ממשק בין מחלקתי
מערכת מידע הנהלת חשבונות שואפת להתממשק על פני מספר מחלקות. בתוך המערכת, מחלקת המכירות יכולה להעלות את תקציב המכירות. מידע זה משמש את צוות ניהול המלאי לביצוע ספירת מלאי ורכישת חומרים. עם רכישת המלאי, המערכת יכולה להודיע למחלקת התשלומים על החשבונית החדשה. AIS יכול גם לשתף מידע על הזמנה חדשה כך שמחלקות הייצור, המשלוח ושירות הלקוחות יהיו מודעות למכירה.
בקרות פנימיות
חלק בלתי נפרד ממערכות המידע החשבונאיות מתייחס לבקרות פנימיות. ניתן להציב מדיניות ונהלים בתוך המערכת כדי להבטיח שמידע רגיש של לקוחות, ספקים ועסקים נשמר בתוך החברה. באמצעות שימוש באישורי גישה פיזית, דרישות התחברות, יומני גישה, הרשאות והפרדת תפקידים, ניתן להגביל את המשתמשים רק למידע הרלוונטי הדרוש לביצוע תפקידם העסקי.
