מהי הוצאה נצברת?
מהי הוצאה נצברת? הוצאה נצברת, המכונה גם התחייבויות נצברו, היא מונח חשבונאי המתייחס להוצאה המוכרת בספרים לפני ששולמה. ההוצאה נרשמת בתקופה החשבונאית שבה היא נוצרה.
מהי הוצאה נצברת? – נקודות מרכזיות
הבנת הוצאות שנצברו
מכיוון שהוצאות שנצברו מייצגות מחויבות של חברה לבצע תשלומים עתידיים במזומן, הן מוצגות במאזן של החברה כהתחייבויות שוטפות. הוצאה נצברת יכולה להיות אומדן ושונה מחשבונית הספק שתגיע במועד מאוחר יותר. בהתאם לשיטת החשבונאות הצבירה, הוצאות מוכרות כאשר הן נוצרות, לאו דווקא כאשר הן משולמות.
דוגמה להוצאה נצברת היא כאשר חברה רוכשת אספקה מספק אך טרם קיבלה חשבונית על הרכישה. צורות אחרות של הוצאות שנצברו כוללות תשלומי ריבית על הלוואות, אחריות על מוצרים או שירותים שהתקבלו ומיסים – כולם הוצאו או הושגו, אך לא התקבלו בגינם חשבוניות או תשלומים. עמלות עובדים, שכר ובונוסים נצברים בתקופה שבה הם מתרחשים למרות שהתשלום בפועל מתבצע בתקופה שלאחר מכן.
חשבונאות על בסיס צבירה מול מזומן
חשבונאות צבירה שונה מחשבונאות על בסיס מזומן, המתעדת אירועים פיננסיים ועסקאות רק כאשר מזומנים מוחלפים – מה שגורם לעתים קרובות להצהרה מוגזמת וחסרת של הכנסות ויתרות בחשבון.
אמנם שיטת החשבונאות הצבירה היא עתירת עבודה מכיוון שהיא מצריכה רישום רב ביומן, אך היא מדד מדויק יותר של עסקאות ואירועים של חברה לכל תקופה. תמונה מלאה יותר זו מסייעת למשתמשים בדוחות כספיים להבין טוב יותר את המצב הפיננסי הנוכחי של החברה ולחזות את מצבה הפיננסי העתידי.
הוצאות שנצברו לעומת הוצאות ששולמו מראש
הוצאות שנצברו הן ההיפך מהוצאות ששולמו מראש. הוצאות ששולמו מראש הן תשלומים ששולמו מראש עבור סחורות ושירותים שצפויים להינתן או לשימוש בעתיד. בעוד שהוצאות שנצברו מייצגות התחייבויות, הוצאות ששולמו מראש מוכרות כנכסים במאזן. הסיבה לכך היא שהחברה צפויה לקבל תועלת כלכלית עתידית מהתשלום מראש.
מצד שני, הוצאה נצברת היא אירוע שכבר התרחש בו מזומן לא היה גורם. לא רק שהחברה כבר קיבלה את ההטבה, היא עדיין צריכה להעביר תשלום. לכן, זה ממש ההפך מתשלום מראש; צבירה היא הכרה במשהו שכבר קרה בו עדיין יש להסדיר מזומנים.
יתרונות וחסרונות של הוצאות שנצברו
יתרונות
הוצאות שנצברו הופכות תיאורטית את הדוחות הכספיים של החברה למדויקים יותר. בעוד ששיטת המזומנים היא פשוטה יותר, ההוצאות המצטברות שואפות לכלול פעילות שאולי לא התקבלה במלואה אבל עדיין יקרה. שקול דוגמה שבה חברה מתקשרת בחוזה כדי לקבל שירותי ייעוץ. אם החברה מקבלת חשבונית בסך 5,000$, התיאוריה החשבונאית קובעת שהחברה צריכה להכיר בעסקה זו מבחינה טכנית מכיוון שהיא מחויבת חוזית לשלם עבור השירות.
הוצאות שנצברו עשויות גם להקל על חברות לתכנן ולתכנן אסטרטגיה. הוצאות שנצברו מניבות לרוב תוצאות פיננסיות עקביות יותר, שכן חברות יכולות לכלול בדוחות הכספיים שלהן עסקאות חוזרות שאולי עדיין לא שולמו. בנוסף, הוצאות שנצברו עשויות להיות דרישת דיווח כספי בהתאם לחברה ולדרישותיה להגשת נציבות ניירות ערך.
חסרונות
בגלל עבודה נוספת של צבירת הוצאות, שיטת הנהלת חשבונות זו גוזלת זמן ותובענית יותר מהצוות להתכונן. יש סיכוי גדול יותר להצהרות מוטעות, במיוחד אם לא נעשה שימוש ברשומות יומן היפוכות אוטומטיות. בנוסף, חברה מסתכנת לצבור בטעות הוצאה שאולי כבר שילמו.
לבסוף, שיטת הצבירה של תזרים טשטוש חשבונאי ושימוש במזומן שכן היא כוללת עסקאות שאינן מזומן שטרם השפיעו על חשבונות הבנק. עבור חברה גדולה, הפנקס הכללי יוצף בעסקאות המדווחות על פריטים שלא השפיעו על דף חשבון הבנק של החברה או השפעה על כמות המזומנים הנוכחית בהישג יד.
הוצאות שנצברו
יתרונות
חסרונות
נסיבות ייחודיות
היפוך ערכים
מרכיב קריטי להוצאות שנצברו הוא היפוך כניסות, כניסות יומן המחזירות עסקה בתקופה שלאחר מכן.
הוצאות שנצברו אינן אמורות להיות קבועות; הם אמורים להיות רשומות זמניות שתופסים את מקומה של עסקה אמיתית בטווח הקצר. לכל הוצאה שנצברה חייבת להיות רישום הפוך; ללא הרישום ההיפוך, חברה מסתכנת בשכפול עסקאות על ידי רישום הן החשבונית בפועל כאשר היא מתקבלת, כמו גם את ההוצאה המצטברת.
סוף חודש/סוף שנה
הוצאות שנצברו רווחות בתום תקופה חשבונאית. חברה מנסה לעתים קרובות לרשום כמה שיותר חשבוניות בפועל במהלך תקופה חשבונאית לפני סגירת ספר החשבונות שלה. לאחר מכן, צוות הנהלת החשבונות התומך מנתח אילו עסקאות/חשבוניות לא נרשמו על ידי צוות AP ורשם הוצאות שנצברו.
עבור חברות שאחראיות לדיווח חיצוני, להוצאות שנצברו יש חלק גדול בסיום תהליכי סוף חודש, סוף רבעון או סוף שנה פיסקלית. חברה בדרך כלל לא רושמת הוצאות שנצברו במהלך החודש; במקום זאת, הוצאות שנצברו נרשמות במהלך התקופה הסגורה.
דוגמה להוצאות שנצברו
חברה משלמת את משכורות עובדיה ביום הראשון של החודש העוקב עבור שירותים שקיבלו בחודש הקודם. לכן, עובדים שעבדו כל חודש נובמבר יקבלו תשלום בדצמבר. אם ב-31 בדצמבר, דוח רווח והפסד של החברה מכיר רק בתשלומי השכר ששולמו, יושמטו ההוצאות שנצברו משירותי העובדים לחודש דצמבר.
מכיוון שלמעשה נגרמו לחברה הוצאות שכר של 12 חודשים, רישום יומן מותאם נרשם בסוף תקופת החשבון עבור ההוצאה של החודש האחרון. הרישום המתאים יהיה מיום 31.12 ויהיה בו חיוב בחשבון הוצאות השכר בדוח רווח והפסד וזיכוי לחשבון המשכורות במאזן.
כאשר מחלקת הנהלת החשבונות של החברה מקבלת את החשבון על סך המשכורות המגיעות, יזוכה החשבון. ספקי חוב נמצא בסעיף ההתחייבויות השוטפות של המאזן ומייצג את ההתחייבויות לטווח קצר של חברה. לאחר פירעון החוב, מחויב חשבון החייבים וחשבון המזומן מזוכה.
כיצד מתייחסים להוצאות שנצברו?
הוצאה נצברת, המכונה גם התחייבות נצברת, היא מונח חשבונאי המתייחס להוצאה המוכרת בספרים לפני ששולמה. ההוצאה נרשמת בתקופה החשבונאית שבה היא נוצרה. מכיוון שהוצאות שנצברו מייצגות מחויבות של חברה לבצע תשלומים עתידיים במזומן, הן מוצגות במאזן של החברה כהתחייבויות שוטפות.
מהן כמה דוגמאות להוצאות שנצברו?
דוגמה להוצאה נצברת היא כאשר חברה רוכשת אספקה מספק אך טרם קיבלה חשבונית על הרכישה. צורות אחרות של הוצאות שנצברו כוללות תשלומי ריבית על הלוואות, אחריות על מוצרים או שירותים שהתקבלו ומיסים – כולם הוצאו או הושגו, אך לא התקבלו בגינם חשבוניות או תשלומים. עמלות עובדים, שכר ובונוסים נצברים בתקופה שבה הם מתרחשים למרות שהתשלום בפועל מתבצע בתקופה שלאחר מכן.
במה שונה חשבונאות צבירה מחשבונאות על בסיס מזומן?
חשבונאות צבירה מודדת את ביצועי החברה ואת מיקומה על ידי הכרה באירועים כלכליים ללא קשר למועד שבו מתרחשות עסקאות במזומן, בעוד שחשבונאות מזומנים מתעדת רק עסקאות כאשר התשלום מתרחש. חשבונאות מצטברת מציגה מדד מדויק יותר של עסקאות ואירועים של חברה עבור כל תקופה. חשבונאות על בסיס מזומן גורמת לרוב להצהרה מוגזמת וחסרת של הכנסות ויתרות בחשבון.
מהי הוצאה משולמת מראש?
הוצאה משולמת מראש היא סוג של נכס במאזן הנובע מכך שעסק משלם תשלומים מקדימים עבור סחורות או שירותים שיתקבלו בעתיד. הוצאות ששולמו מראש נרשמות בתחילה כנכסים, אך ערכן נלקח לאורך זמן לדוח רווח והפסד. בניגוד להוצאות קונבנציונליות, העסק יקבל משהו בעל ערך מההוצאה המשולמת מראש במהלך מספר תקופות חשבונאות.
מהו רישום היומן עבור הוצאות שנצברו?
הוצאות שנצברו מוכרות על ידי חיוב חשבון ההוצאות המתאים וזיכוי חשבון התחייבות נצבר. לאחר מכן יש להכין רישום יומן שני בתקופה שלאחר מכן כדי להפוך את הרישום. לדוגמה, חברה רוצה לצבור חשבונית שירות בסך $10,000 כדי שההוצאה תפגע ביוני. רישום היומן של החברה ביוני יהיה חיוב בהוצאות שירות וזיכוי לתשלומים שנצברו. ב-1 ביולי, החברה תבטל את הערך הזה (חיוב לתשלומים שנצברו, זיכוי להוצאות שירות). לאחר מכן, החברה משלמת תיאורטית את החשבונית ביולי, הרישום (חיוב להוצאות שירות, זיכוי למזומן) תקזז את שתי הכניסות להוצאות שירות ביולי.
סיכום ומסקנות
חברות המשתמשות בשיטת החשבונאות הצבירה מכירות בהוצאות שנצברו, עלויות שטרם שולמו אך כבר הוצאו. הוצאות שנצברו הופכות קבוצה של דוחות כספיים לעקביים יותר על ידי רישום חיובים בתקופות ספציפיות, אם כי נדרשים יותר משאבים לביצוע חשבונאות מסוג זה. בעוד ששיטת החשבונאות במזומן מכירה בפריטים כאשר הם משולמים, שיטת הצבירה מכירה בהוצאות שנצברו בהתבסס על מועד ביצוע או קבלת השירות.
