מהי תוכנית המשכיות עסקית (BCP)?
מהי תוכנית המשכיות עסקית (BCP)? תוכנית המשכיות עסקית (BCP) היא מערכת של מניעה והתאוששות מאיומים פוטנציאליים על חברה. התוכנית מבטיחה שכוח אדם ונכסים מוגנים ויכולים לתפקד במהירות במקרה של אסון.
מהי תוכנית המשכיות עסקית (BCP)? – נקודות מרכזיות
הבנת תוכניות המשכיות עסקיות (BCPs)
BCP כרוך בהגדרת כל הסיכונים שיכולים להשפיע על פעילות החברה, מה שהופך אותו לחלק חשוב באסטרטגיית ניהול הסיכונים של הארגון. הסיכונים עשויים לכלול אסונות טבע – שריפות, שיטפונות או אירועים הקשורים למזג האוויר – והתקפות סייבר. לאחר זיהוי הסיכונים, התוכנית צריכה לכלול גם:
BCPs הם חלק חשוב בכל עסק. איומים ושיבושים פירושם אובדן הכנסות ועלויות גבוהות יותר, מה שמוביל לירידה ברווחיות. ועסקים לא יכולים להסתמך על ביטוח בלבד כי הוא לא מכסה את כל העלויות ואת הלקוחות שעוברים למתחרים. זה בדרך כלל מתוכנן מראש וכרוך בתשומות מבעלי עניין ואנשי מפתח מרכזיים.
היתרונות של תוכנית המשכיות עסקית
עסקים מועדים לשורה של אסונות המשתנים בדרגתם מקטנה לאסון. תכנון המשכיות עסקית נועד בדרך כלל לעזור לחברה להמשיך לפעול במקרה של אסונות גדולים כמו שריפות. BCPs שונים מתוכנית התאוששות מאסון, המתמקדת בהתאוששות של מערכת ה-IT של החברה לאחר משבר.
שקול חברת מימון שבסיסה בעיר גדולה. הוא עשוי להציב BCP על ידי נקיטת צעדים לרבות גיבוי המחשב וקבצי הלקוח מחוץ לאתר. אם משהו היה קורה למשרד החברה של החברה, למשרדי הלוויין שלה עדיין תהיה גישה למידע חשוב.
נקודה חשובה שיש לציין היא ש-BCP עשוי להיות לא יעיל במידה וחלק גדול מהאוכלוסייה נפגע, כמו במקרה של התפרצות מחלה. עם זאת, BCPs יכולים לשפר את ניהול הסיכונים – מניעת התפשטות שיבושים. הם יכולים גם לסייע בהפחתת זמן ההשבתה של רשתות או טכנולוגיה, ולחסוך לחברה כסף.
כיצד ליצור תוכנית המשכיות עסקית
ישנם מספר שלבים שחברות רבות חייבות לבצע כדי לפתח BCP מוצק. הם כוללים:
חברות עשויות למצוא שימושי גם להמציא רשימת בדיקה הכוללת פרטים מרכזיים כגון פרטי קשר לשעת חירום, רשימת משאבים שצוות ההמשכיות עשוי להזדקק להם, היכן מאוחסנים או מאוחסנים נתוני גיבוי ומידע נדרש אחר, ואנשי צוות חשובים אחרים.
יחד עם בדיקת צוות ההמשכיות, החברה צריכה גם לבדוק את ה-BCP עצמה. יש לבדוק אותו מספר פעמים כדי להבטיח שניתן ליישם אותו על תרחישי סיכון רבים ושונים. זה יעזור לזהות את כל החולשות בתוכנית שאותן ניתן לזהות ולתקן.
ניתוח ההשפעה על המשכיות עסקית
חלק חשוב בפיתוח BCP הוא ניתוח ההשפעה של המשכיות עסקית. הוא מזהה את ההשפעות של שיבוש של פונקציות ותהליכים עסקיים. הוא גם משתמש במידע כדי לקבל החלטות לגבי סדרי עדיפויות ואסטרטגיות התאוששות.
FEMA מספקת גיליון עבודה להשפעה תפעולית ופיננסית כדי לסייע בניהול ניתוח המשכיות עסקית. יש למלא את גיליון העבודה על ידי מנהלי פונקציות ותהליכים עסקיים המכירים היטב את העסק. דפי עבודה אלה יסכמו את הדברים הבאים:
השלמת הניתוח יכולה לסייע לחברות לזהות ולתעדף את התהליכים המשפיעים ביותר על התפקודים הפיננסיים והתפעוליים של העסק. הנקודה שבה יש לשחזר אותם ידועה בדרך כלל כ"מטרת זמן ההחלמה".
תוכנית המשכיות עסקית לעומת תוכנית התאוששות מאסון
BCPs ותוכניות התאוששות מאסון דומים באופיים, האחרון מתמקד בתשתיות טכנולוגיה וטכנולוגיית מידע (IT). BCPs מקיפים יותר – מתמקדים בארגון כולו, כגון שירות לקוחות ושרשרת אספקה.
BCPs מתמקדים בהפחתת עלויות או הפסדים הכוללים, בעוד שתוכניות התאוששות מאסון מסתכלות רק על זמני השבתה של טכנולוגיה ועלויות נלוות. תוכניות התאוששות מאסון נוטות לערב רק אנשי IT – שיוצרים ומנהלים את המדיניות. עם זאת, ל-BCPs נוטים להיות יותר כוח אדם שהוכשר על התהליכים הפוטנציאליים.
שאלות נפוצות
מדוע תוכנית המשכיות עסקית (BCP) חשובה?
עסקים מועדים לשורה של אסונות המשתנים בדרגתם מקטנה לקטסטרופלית ותוכניות המשכיות עסקית (BCPs) הן חלק חשוב בכל עסק. BCP נועד בדרך כלל לעזור לחברה להמשיך לפעול במקרה של איומים ושיבושים. זה עלול לגרום לאובדן הכנסות ולעלויות גבוהות יותר, מה שמוביל לירידה ברווחיות. ועסקים לא יכולים להסתמך על ביטוח בלבד כי הוא לא מכסה את כל העלויות ואת הלקוחות שעוברים למתחרים.
מה צריכה לכלול תוכנית המשכיות עסקית (BCP)?
תוכניות המשכיות עסקית כוללות זיהוי כל סיכונים שיכולים להשפיע על פעילות החברה. התוכנית צריכה גם לקבוע כיצד סיכונים אלה ישפיעו על הפעילות וליישם אמצעי הגנה ונהלים כדי להפחית את הסיכונים. צריכים להיות גם נהלי בדיקה כדי להבטיח שאמצעי ההגנה והנהלים האלה עובדים. לבסוף, צריך להיות תהליך בדיקה כדי לוודא שהתוכנית מעודכנת.
מהו ניתוח ההשפעה על המשכיות עסקית?
חלק חשוב בפיתוח BCP הוא ניתוח ההשפעה של המשכיות עסקית המזהה את ההשפעות של שיבוש פונקציות ותהליכים עסקיים. הוא גם משתמש במידע כדי לקבל החלטות לגבי סדרי עדיפויות ואסטרטגיות התאוששות. FEMA מספקת גיליון עבודה תפעולי ופיננסי כדי לסייע בניהול ניתוח המשכיות עסקית. דפי עבודה אלה מסכמים את ההשפעות – הן הפיננסיות והן התפעוליות – הנובעות מאובדן של פונקציות עסקיות בודדות ותהליכים. הם גם מזהים מתי אובדן של פונקציה או תהליך יגרום להשפעות העסקיות שזוהו.
סיכום ומסקנות
תוכניות המשכיות עסקית (BCPs) נוצרות כדי לעזור להאיץ את ההתאוששות של ארגון הממלא איום או אסון. התוכנית מציבה מנגנונים ופונקציות כדי לאפשר לכוח אדם ולנכסים למזער את זמן ההשבתה של החברה. BCPs מכסים את כל הסיכונים הארגוניים במקרה שאסון יקרה, כגון שיטפון או שריפה.
