מהי בקשה להצעה (RFP)?
מהי בקשה להצעה (RFP)? בקשה להצעה (RFP) הוא מסמך עסקי המכריז על פרויקט, מתאר אותו ומבקש הצעות לקבלנים מוסמכים להשלמתו. רוב הארגונים מעדיפים להשיק את הפרויקטים שלהם באמצעות RFPs, וממשלות רבות תמיד משתמשות בהם. בעת שימוש ב- RFP, הישות המבקשת את ההצעות אחראית להעריך את כדאיות ההצעות שהוגשו, את הבריאות הפיננסית של החברות המציעות, ואת היכולת של כל מציע לבצע את הפרויקט.
מהי בקשה להצעה (RFP)? – בעת שימוש ב- RFP, הישות המבקשת את ההצעות אחראית להעריך את כדאיות ההצעות שהוגשו, את הבריאות הפיננסית של החברות המציעות, ואת היכולת של כל מציע לבצע את הפרויקט.
מהי בקשה להצעה (RFP)? – נקודות מרכזיות
הבנת בקשה להצעה (RFP)
RFPs משמשים עבור פרויקטים מורכבים, לעתים קרובות דורשים מספר קבלני משנה. הם מתארים את הארגון שמנפיק את ההצעה, את היקף הפרויקט המתבצע ואת הקריטריונים להערכת ערכים. הם גם מתארים את תהליך הגשת ההצעות ואת תנאי החוזה.
הבקשות כוללות הצהרת עבודה המתארת את המשימות שיבוצעו על ידי המציע הזוכה ולוח הזמנים לסיום העבודה.
הצעות הצעות מחיר גם מייעצות למציעים כיצד להכין הצעות, עם הדרכה ספציפית כיצד יש לעצב ולהציג את ההצעות. הם כוללים בדרך כלל הנחיות לגבי המידע שעל המציע לכלול והפורמט הרצוי.
רוב הצעות המחיר מונפקות על ידי סוכנויות ממשלתיות וארגונים אחרים במגזר הציבורי. בדרך כלל הם נדרשים לפתוח תחרות בין חברות פרטיות ולהסיר הטיה מהתהליך. הסוכנויות רוצות להבטיח שהן יקבלו את ההצעה הנמוכה והתחרותית ביותר.
עם זאת, כל ארגון פרטי או ציבורי רשאי לפרסם הצעת מחיר כדי לקבל הצעות מרובות ומגוון נקודות מבט על הפרויקט.
לדוגמה, עסק שרוצה לשנות את תהליך הדיווח שלו ממערכת מבוססת נייר למערכת מבוססת מחשב עשוי להגיש בקשה להצעת חומרה, תוכנה ותוכנית הדרכה למשתמשים להקמת המערכת החדשה ושילובה בעסק. . תהליך הגשת הצעות תחרותיות עשוי לתת להם תובנה רבה יותר לגבי החלופות הזמינות.
דרישות עבור RFP
סוכנויות ממשלתיות או גופים אחרים עשויים להידרש להגיש בקשות להצעות כדי לספק תחרות מלאה ופתוחה ולהוזיל את העלות של פתרון. ייתכן שקבלת הצעה המגיבה ביותר למפרטים לא תמיד פירושה הצעת המחיר הנמוכה ביותר.
יצירה מיומנת של בקשה להצעה יכולה להבטיח את הצלחתו או הכישלון של הפתרון המתקבל. אם הדרישות שצוינו מעורפלות מדי, ייתכן שהמציע לא יתכנן ויישם פתרון הולם לבעיה. אם הדרישות מפורטות ומגבילות מדי, החדשנות של המציעים עלולה להיות מוגבלת.
תהליך RFP מתחיל בניסוח בקשה להצעה. מציעים בודקים את הפנייה ומגישים הצעות לשיפור. לאחר יישום משוב, הבקשה הסופית להצעה מונפקת. לאחר מכן מציעים מציעים את הצעותיהם.
הלקוח מצמצם את הבחירה לקבוצה קטנה של מציעים ונכנס למשא ומתן על תמחור ופרטים טכניים. הלקוח רשאי לבקש משאר המציעים להגיש הצעה טובה וסופית לפני מתן חוזה. לאחר מכן החוזה מוצג לחברה המספקת את הפתרון הטוב ביותר לבעיה.
היתרונות של RFP
RFP הוא, בחלקו, פרסומת. הוא מכריז שפרויקט מתקדם ופותח את הדלת למועמדים מתאימים שיוכלו לבצע את העבודה.
בממשלה, ה- RFP אומץ כדרך להבטיח שהמקורבים יוסרו כגורם בתגמול חוזים. זה גם פותח את התהליך לתחרות, מה שניתן לצפות להורדת עלויות הפרויקט.
האלטרנטיבה ל- RFP היא תהליך פחות רשמי הדורש ממנהל פרויקט לחקור ולזהות ספקים פוטנציאליים לפרויקט. תלוי עד כמה החיפוש ממצה, התגובות הפוטנציאליות יכולות להיות מוגבלות. ספקים חדשים ותשובות חדשניות עשויות להיות פחות סבירות להיחשף.
RFP לעומת RFQ לעומת RFI
בקשה להצעה (RFP), בקשה להצעת מחיר (RFQ) ובקשה למידע (RFI) הם שלושה סוגים נפרדים של מסמכים שעסקים וגופים אחרים משתמשים בהם כדי לפנות לקהילה העסקית לספקים או קבלנים שהם עשויים להיות מסוגלים לעבוד עם.
דוגמה ל- RFP
נניח, למשל, מינהל הרכבות הפדרלי מגיש בקשה להצעות למימון, תכנון, בנייה, הפעלה ותחזוקה של מערכת רכבת מהירה.
בעלי עניין מגישים הצעות העומדות בדרישות המפורטות במסמך. בהתבסס על ההצעות שהתקבלו עד המועד האחרון, משרד התחבורה מקים ועדות להמשך בדיקה ופיתוח של ההצעות.
ה-DOT בוחר את ההצעה המקיפה ביותר את מטרותיה ומעסיק את החברה לביצוע העבודה.
מבט על הצעת מחיר מפורטת
RFP לדוגמה זה מ-Chesapeake Bay Trust מציג רמת פירוט מתאימה הדרושה לבקשה מוצלחת. ההצעה מתארת את הפרויקט, מספקת סקירה כללית של הארגון, מגדירה את המטרות לשירותים שהוא רודף ומסבירה כיצד הצעות יוערכו. הוא מעביר את הפורמט הצפוי, מגבלות התקציב ודרישות המועד האחרון.
ה- RFP כולל גם מספר מסמכים תומכים ותערוכות כדי להבהיר עוד יותר מה הנאמנות מחפשת. זה לא רק עוזר להגדיר את היקף השירותים הנשאלים, אלא עוזר לחברות מתעניינות להעריך לוחות זמנים, לוגיסטיקה ותמחור.
ניתן למצוא דוגמאות אחרות דרך TechSoup, אתר המספק ספריה של מידע כיצד לעשות והצעות הצעות לדוגמא לעמותות.
שאלות נפוצות
מה המשמעות של RFP?
בקשה להצעה (RFP) היא בקשה פתוחה להצעות להשלמת פרויקט חדש שהוצע על ידי החברה או ארגון אחר שמנפיק אותו. היא נועדה לפתוח בתחרות ולעודד מגוון הצעות חלופיות שעשויות לבחון את מתכנני הפרויקט.
מהן דרישות RFP?
הצעת מחיר חייבת לתאר ולהגדיר את הפרויקט בפירוט מספיק כדי למשוך תגובות ברות קיימא. המציע הפוטנציאלי צריך להיות מסוגל להבין את אופי העסק ואת היעדים שהוא רוצה להשיג עם הפרויקט. יש להגדיר את הפרויקט בפירוט מספיק כדי שהמציע יבין בבירור את היקפו ואת כל המוצרים והשירותים שיש לספק על מנת לבצעו. יש לפרט גם את מתכונת ההצעות הצפויות. יש צורך בתגובות אחידות כדי להשוות ולהבדיל בין הצעות. RFPs עוקבות אחר פורמט די נוקשה, אם כי פורמט זה עשוי להשתנות בין הסוכנויות והחברות שמכינות אותן. דגימה זו מה-RTI International בצפון קרוליינה מציגה את המרכיבים ב- RFP טיפוסי הכוללת מבוא ורקע, תיאור של התוצרים ומידע על קריטריוני הבחירה.
מה ההבדל בין RFP ל- RFQ?
נניח שחנות לחומרי בניין מרחיבה את מחלקת ציוד הגינון שלה וצריכה למצוא את הספקים הדרושים למילוי המדפים שלה. הוא עשוי לשלוח בקשה להצעת מחיר (RFQ) למספר ספקים פוטנציאליים של מוצרי גינון. התשובות יאפשרו לה ליצור מערכת יחסים עם ספק אחד או יותר של כמות ואיכות הסחורה שהיא זקוקה לו, במחיר שנקבע. כאשר חברה או ארגון אחר שולחים בקשת בקשה היא יודעת בדיוק מה היא צריכה ומחפשת. הספק או הספקים הטובים ביותר. RFP הוא תהליך פתוח יותר. העסק או הארגון מחפשים קבלנים מוסמכים לביצוע פרויקט חדש. הפרויקט ומטרותיו מוגדרות בפירוט מסוים אך יש מקום ליצירתיות בתגובות. לדוגמה, הצעת מחיר לפארק ילדים עשויה לאפשר לקבלן להציע את הפריסה, הציוד והמתקנים המדויקים שהפארק עשוי להכיל.
מתי תשתמש ב- RFP?
לעסקים גדולים וקטנים יש מספיק משאבים כדי לשמור על הפעילות הנוכחית. אם הם רוצים לקחת על עצמם פרויקט חדש אין להם לא את המשאבים ולא את המומחיות בהישג יד כדי להוסיף אותו לעומס העבודה. במקרים כאלה, ה-RPP נותן לעסק דרך יעילה לגייס את המומחיות הדרושה לו כדי לבצע את הפרויקט.
מה קורה אחרי ההצעה?
ה-RPP מלווה ב-Ps. ההצעות מוגשות לעיון. בהתאם לגודלו ולהיקף הפרויקט, סקירה זו עשויה להיות תהליך רב-שכבתי הכולל מספר ועדות. סוכנויות ממשלתיות, במיוחד, אינן ידועות בכך שהן נעות בזריזות. ככל שימשך זמן רב, תהליך הבדיקה משמש לצמצום ההצעות לכמה פיינליסטים שעלולים להתבקש להגיש מידע נוסף במטרה לבחירה סופית ותאריך התחלה לפרויקט.
סיכום ומסקנות
ה-RPP מגדיר את הפרויקט, עבור החברה המנפיקה אותו וכן עבור החברות המגיבות לו. RFP כתוב היטב מעביר את הכוונה מאחורי ההצעה ומבטיח שהתוצאה הסופית תעמוד בציפיות.
זה גם מבטיח תהליך פתוח. באופן אידיאלי, מספר מציעים יגיבו. זה נותן לארגון הזדמנות ללמוד מגוון גישות ומחירים ולבחור את המתאימה ביותר לצרכיו.
