מהי הנהלת חשבונות?
מהי הנהלת חשבונות? הנהלת חשבונות היא תהליך של רישום עסקאות פיננסיות הנוגעות לעסק. תהליך החשבונאות כולל סיכום, ניתוח ודיווח על עסקאות אלו לסוכנויות פיקוח, רגולטורים וגופים לגביית מס. הדוחות הכספיים המשמשים בחשבונאות הם סיכום תמציתי של עסקאות פיננסיות לאורך תקופה חשבונאית, המסכמים את פעילות החברה, מצבה הפיננסי ותזרימי המזומנים של החברה.
מהי הנהלת חשבונות? – נקודות מרכזיות
איך עובדת הנהלת חשבונות
הנהלת חשבונות היא אחד מתפקידי המפתח של כמעט כל עסק. זה עשוי להיות מטופל על ידי מנהל חשבונות או רואה חשבון במשרד קטן, או על ידי מחלקות כספים גדולות עם עשרות עובדים בחברות גדולות יותר. הדוחות המופקים על ידי זרמים שונים של חשבונאות, כגון חשבונאות עלויות וחשבונאות ניהולית, הם בעלי ערך רב בסיוע להנהלה לקבל החלטות עסקיות מושכלות.
הדוחות הכספיים המסכמים את פעילותה, מצבה הפיננסי ותזרימי המזומנים של חברה גדולה לאורך תקופה מסוימת הם דוחות תמציתיים ומאוחדים המבוססים על אלפי עסקאות פיננסיות בודדות. כתוצאה מכך, כל ייעודי החשבונאות המקצועיים הם שיאן של שנות לימוד ובחינות קפדניות בשילוב עם מספר מינימלי של שנות ניסיון מעשי בחשבונאות.
היסטוריה של חשבונאות
ההיסטוריה של החשבונאות קיימת כמעט כמו הכסף עצמו. ההיסטוריה החשבונאית מתוארכת לתרבויות קדומות במסופוטמיה, מצרים ובבל. לדוגמה, בתקופת האימפריה הרומית, לממשלה היו רישומים מפורטים על הכספים שלה. עם זאת, חשבונאות מודרנית כמקצוע קיים רק מאז תחילת המאה ה-19.
לוקה פאציולי נחשב ל"אבי החשבונאות והנהלת חשבונות" בשל תרומתו לפיתוח חשבונאות כמקצוע. מתמטיקאי איטלקי וידידו של ליאונרדו דה וינצ'י, פאציולי פרסם ספר על מערכת הנהלת החשבונות הכפולה ב-1494.
בשנת 1880, המקצוע המודרני של ראיית חשבון נוצר במלואו והוכר על ידי המכון לרואי חשבון באנגליה ובוויילס. מכון זה יצר רבות מהמערכות שבהן נוהגים רואי חשבון כיום. הקמת המכון התרחשה במידה רבה עקב המהפכה התעשייתית. סוחרים לא רק היו צריכים לעקוב אחר הרישומים שלהם, אלא גם ביקשו להימנע מפשיטת רגל.
סוגי הנהלת חשבונות
רואי חשבון עשוי להיות מופקד על רישום עסקאות ספציפיות או עבודה עם קבוצות ספציפיות של מידע. מסיבה זו, ישנן מספר קבוצות רחבות שניתן לקבץ אליהן את רוב רואי החשבון.
חשבונאות פיננסית
חשבונאות פיננסית מתייחסת לתהליכים המשמשים להפקת דוחות כספיים ביניים ושנתיים. התוצאות של כל העסקאות הפיננסיות המתרחשות במהלך תקופת חשבונאות מסוכמות במאזן, בדוח רווח והפסד ובדוח תזרים המזומנים. הדוחות הכספיים של רוב החברות מבוקרים מדי שנה על ידי משרד רואי חשבון חיצוני.
עבור חלק מהחברות, כגון חברות ציבוריות, ביקורת היא דרישה חוקית. עם זאת, המלווים דורשים בדרך כלל את תוצאות הביקורת החיצונית מדי שנה כחלק מהתחייבויות החוב שלהם. לכן, לרוב החברות יערכו ביקורות שנתיות מסיבה זו או אחרת.
חשבונאות ניהולית
חשבונאות ניהולית משתמשת בהרבה מאותם נתונים כמו חשבונאות פיננסית, אך היא מארגנת ומנצלת מידע בדרכים שונות. כלומר, בחשבונאות ניהולית, רואה חשבון מפיק דוחות חודשיים או רבעוניים שבהם צוות ההנהלה של העסק יכול להשתמש כדי לקבל החלטות לגבי אופן פעולת העסק. חשבונאות ניהולית כוללת גם היבטים רבים אחרים של חשבונאות, לרבות תקצוב, חיזוי וכלי ניתוח פיננסיים שונים. בעיקרו של דבר, כל מידע שעשוי להיות שימושי להנהלה נופל מתחת למטריה זו.
חשבונאות עלויות
כפי שחשבונאות ניהולית עוזרת לעסקים לקבל החלטות לגבי ניהול, חשבונאות עלויות עוזרת לעסקים לקבל החלטות לגבי תמחיר. בעיקרו של דבר, חשבונאות עלויות לוקחת בחשבון את כל העלויות הקשורות לייצור מוצר. אנליסטים, מנהלים, בעלי עסקים ורואי חשבון משתמשים במידע זה כדי לקבוע כמה המוצרים שלהם צריכים לעלות. בחשבונאות עלויות, כסף יצוק כגורם כלכלי בייצור, ואילו בחשבונאות פיננסית, כסף נחשב כמדד לביצועים הכלכליים של חברה.
חשבונאות מס
בעוד רואי חשבון פיננסיים משתמשים לרוב בקבוצת כללים אחת כדי לדווח על מצבה הפיננסי של חברה, רואי המס משתמשים לרוב בסט כללים אחר. כללים אלה נקבעים ברמה הפדרלית, המדינתית או המקומית בהתבסס על ההחזר המוגש. חשבונות מס מאזנים עמידה בכללי הדיווח תוך ניסיון למזער את חבות המס של חברה באמצעות קבלת החלטות אסטרטגיות מתחשבות. רואה חשבון מס מפקח לרוב על כל תהליך המס של חברה: היצירה האסטרטגית של התרשים הארגוני, התפעול, הציות, הדיווח והעברת חבות המס.
מקצוע ראיית החשבון
בעוד שפונקציות חשבונאיות בסיסיות יכולות להיות מטופלות על ידי מנהל חשבונות, הנהלת חשבונות מתקדמת מטופלת בדרך כלל על ידי רואי חשבון מוסמכים בעלי כינויים כגון רואה חשבון מוסמך (CPA) או רואה חשבון ניהול מוסמך (CMA) בארצות הברית.
בקנדה, שלושת הייעודים הוותיקים – החשבונאי (CA), רואה חשבון כללי מוסמך (CGA) וחשב ניהולי מוסמך (CMA) – אוחדו תחת כינוי רואה החשבון המקצועי (CPA).
מרכיב מרכזי באיש מקצוע החשבונאות הוא "ארבעת הגדולים". ארבע חברות רואי החשבון הגדולות הללו מבצעות ביקורת, ייעוץ, ייעוץ מס ושירותים אחרים. חברות אלה, יחד עם חברות קטנות רבות אחרות, מהוות את התחום החשבונאי הציבורי המייעץ בדרך כלל לחשבונאות פיננסית ומס.
קריירה בחשבונאות עשויה להשתנות מאוד לפי ענף, מחלקה ונישה. כמה כותרות עבודה רלוונטיות עשויות לכלול:
כללי החשבונאות
ברוב המקרים, רואי חשבון משתמשים בעקרונות חשבונאיים מקובלים (GAAP) בעת הכנת דוחות כספיים ב-US GAAP הוא מערכת של תקנים ועקרונות שנועדו לשפר את ההשוואה והעקביות של דיווח כספי בין תעשיות. הסטנדרטים שלה מבוססים על חשבונאות כפולה, שיטה שבה כל עסקה חשבונאית מוזנת גם כחיוב וגם כזיכוי בשני חשבונות פנקסים נפרדים שייגלגלו למאזן ולדוח רווח והפסד.
ברוב המדינות האחרות, נעשה שימוש במערכת של תקנים המנוהלים על ידי המועצה הבינלאומית לתקינה בחשבונאות בשם תקני הדיווח הכספי הבינלאומי (IFRS).
רואי מס המפקחים על החזרים בארצות הברית מסתמכים על הנחיה של שירות המס הפנימי. החזרי מס פדרליים חייבים לציית להנחיות המס המתוארות בקוד ההכנסה הפנימית (IRC). חשבונות מס עשויים גם להישען על מיסים של המדינה או המחוז, כפי שמתואר על ידי תחום השיפוט שבו העסק מנהל עסקים. חברות זרות חייבות לציית להנחיות המס במדינות בהן עליהן להגיש דו"ח.
נסיבות ייחודיות
רואי חשבון ממנפים לעתים קרובות תוכנות כדי לסייע בעבודתם. תוכנות הנהלת חשבונות מסוימות נחשבות לטובות יותר לעסקים קטנים, כגון QuickBooks, Quicken, FreshBooks, Xero, SlickPie או Sage 50. לחברות גדולות יש לרוב פתרונות הרבה יותר מורכבים לשילוב עם צרכי הדיווח הספציפיים שלהן. זה כולל מודולים תוספים או פתרונות תוכנה בבית. פתרונות חשבונאיים גדולים כוללים מוצרי Oracle, NetSuite או Sage.
המחזור החשבונאי
רואי חשבון פיננסיים פועלים בדרך כלל בסביבה מחזורית כאשר אותם שלבים מתרחשים לפי הסדר וחוזרים על עצמם בכל תקופת דיווח. שלבים אלו מכונים לרוב כמחזור החשבונאות, תהליך לקיחת מידע גולמי על עסקאות, הכנסתו למערכת הנהלת חשבונות והפעלת דוחות כספיים רלוונטיים ומדויקים. השלבים של המחזור החשבונאי הם:
שיטת מזומן מול שיטת צבירה של חשבונאות
לחשבונות פיננסיים יש שתי קבוצות שונות של כללים שהם יכולים לבחור לפעול לפיהם. הראשונה, שיטת הבסיס הצבירה של חשבונאות, נדונה לעיל. כללים אלו מתוארים על ידי GAAP ו-IFRS, נדרשים על ידי חברות ציבוריות, ומשמשים בעיקר חברות גדולות יותר.
מערכת הכללים השנייה פועלת לפי שיטת החשבונאות הבסיסית במזומן. במקום רישום עסקה כאשר היא מתרחשת, שיטת המזומן קובעת כי יש לרשום עסקה רק כאשר מזומנים הוחלפו. בגלל אופן החשבונאות הפשוט, שיטת המזומנים משמשת לרוב עסקים קטנים או גופים שאינם נדרשים להשתמש בשיטת החשבונאות הצבירה.
תארו לעצמכם חברה קונה 1,000 דולר של מלאי באשראי. יש לשלם עבור המלאי תוך 30 יום.
ההבדל בין שתי שיטות חשבונאיות אלו הוא הטיפול בצבירה. מטבע הדברים, לפי שיטת החשבונאות הצבירה, נדרשות צבירה. לפי שיטת המזומנים, הצבירה אינה נדרשת ואינה נרשמה.
מדוע הנהלת חשבונות חשובה
הנהלת חשבונות היא פונקציה אחורית שבה העובדים אינם יכולים להתממשק ישירות עם לקוחות, מפתחי מוצר או ייצור. עם זאת, חשבונאות ממלאת תפקיד מפתח בתכנון האסטרטגי, הצמיחה ודרישות הציות של חברה.
דוגמה לחשבונאות
כדי להמחיש חשבונאות כפולה, דמיינו שעסק שולח חשבונית לאחד מלקוחותיו. רואה חשבון בשיטת ההזנה הכפולה רושם חיוב לחובות, אשר זורם למאזן, וזיכוי להכנסות ממכירות, אשר זורם לדוח רווח והפסד.
כאשר הלקוח משלם את החשבונית, רואה החשבון זוכה חשבונות וחייב מזומן. חשבונאות כפולה נקראת גם איזון הספרים, שכן כל הרישומים החשבונאיים מאוזנים זה מול זה. אם הרישומים אינם מאוזנים, רואה החשבון יודע שחייבת להיות טעות איפשהו בספר החשבונות.
מהן תחומי האחריות של רואה חשבון?
רואי חשבון מסייעים לעסקים לשמור על תיעוד מדויק ובזמן של הכספים שלהם. רואי חשבון אחראים על ניהול רישומים של עסקאות יומיות של חברה והרכבת עסקאות אלו לדוחות כספיים כגון מאזן, דוח רווח והפסד ודוח תזרימי מזומנים. רואי חשבון מספקים גם שירותים אחרים, כגון ביצוע ביקורות תקופתיות או הכנת דוחות ניהול אד-הוק.
אילו מיומנויות נדרשות לחשבונאות?
רואי חשבון מגיעים ממגוון רחב של רקעים. עם זאת, באופן כללי, תשומת לב לפרטים היא מרכיב מרכזי בהנהלת חשבונות, שכן רואי חשבון חייבים להיות מסוגלים לאבחן ולתקן שגיאות עדינות או אי התאמות בחשבונות של חברה. היכולת לחשוב בהיגיון היא גם חיונית, כדי לעזור בפתרון בעיות. מיומנויות מתמטיות מועילות אך חשובות פחות מאשר בדורות הקודמים בשל הזמינות הרחבה של מחשבים ומחשבונים.
מדוע הנהלת חשבונות חשובה למשקיעים?
העבודה המבוצעת על ידי רואי חשבון נמצאת בלב השווקים הפיננסיים המודרניים. ללא הנהלת חשבונות, משקיעים לא יוכלו להסתמך על מידע פיננסי בזמן או מדויק, ולמנהלי החברות תהיה חסרה השקיפות הדרושה לניהול סיכונים או תכנון פרויקטים. הרגולטורים גם מסתמכים על רואי חשבון עבור פונקציות קריטיות כגון מתן חוות דעת של מבקרים על הגשות שנתיים של 10K של חברות. בקיצור, למרות שלפעמים מתעלמים מהחשבונאות, היא קריטית לחלוטין לתפקוד חלק של הכספים המודרניים.
