מהי דרישה?
מהי דרישה? דרישה מתייחסת לתהליך של בקשה רשמית של שירות או פריט, בדרך כלל באמצעות טופס דרישת רכישה או מסמך סטנדרטי אחר. תהליך הדרישה הוא דרך סטנדרטית לעקוב אחר כל הדרישות המבוצעות בתוך העסק ולהתייחס אליהם.
מהי דרישה? – נקודות מרכזיות
כיצד פועלת דרישה
דרישה יוזמת את הבקשה לפעולה ספציפית וגם מתעדת את הפעולה לצרכי הדיווח הבאים. לדוגמה, עובדים בתוך חברה ישתמשו בדרישת רכישה אם הם צריכים אספקה נוספת. פעם, הדרישות נעשו באמצעות טפסי נייר, אבל רוב החברות משתמשות כיום בתהליכי דרישה דיגיטליים המאפשרים מעקב קל יותר אחר התהליך, כולל ניהול חשבונות של מלאי רלוונטי. סוגים אלה של דרישות לעתים קרובות מעדכנים אוטומטית את המלאי עבור בקרות טובות יותר.
תהליך דרישה רשמי משפר את היעילות והאחריות בכל נקודות המגע. בניגוד לעובדים שלוקחים כל אספקה שהם רוצים מתי שהם רוצים אותם, דרישת הרכש מספקת שיטה מבוקרת ומתועדת יותר לניהול מלאי אספקה פנימית וביקוש עתידי. לדוגמה, במקצוע הרפואה, רופאים ממלאים טופס דרישה בעת בקשה לבדיקות מעבדה. טפסים דיגיטליים אלה כוללים את זיהוי המטופל ומידע רפואי אחר, מה שמבטיח שהמטופלים יקבלו בדיקות מעבדה נכונות.
טפסי דרישה סטנדרטיים
טפסי דרישה כוללים בדרך כלל את שם האדם שמגיש את הבקשה, תאריך הבקשה, הפריטים המבוקשים, תאריך המסירה, מיקום המסירה והמחלקה האחראית למילוי הבקשה. הטפסים כוללים גם את החתימה של האדם שממלא את הבקשה ואת תאריך המילוי. בתאגידים גדולים עם מספר מיקומים ורכישה מרכזית, תהליכי הדרישה הללו הם קריטיים בשמירה על פרודוקטיביות העובדים.
דוגמה נוספת לתהליך דרישה מתרחשת בעולם הפיננסים כאשר בעלי מניות בוחרים לדרוש מועצת מנהלים של חברה להצביע על הצעות החלטות. במהותו, תהליך דרישה הוא מפתח הליך מתועד רשמי לשיפור היעילות בסביבה עסקית.
דרישת רכש לעומת הזמנת רכש
דרישת רכישה היא טופס פנימי המשמש לרכישת סחורות ושירותים ואין לה התחייבויות חוזיות משפטיות או מחייבות. הזמנת קנייה היא הסכם חוזי המשמש חברות בהזמנת סחורות ושירותים מספק חיצוני. לדוגמה, חברה המזמינה אספקה מחנות משרדית תוציא הזמנת רכש המפרטת את הפריטים הנרכשים, מחיריהם, תנאי התשלום, מועדי האספקה וכל הנחות מיוחדות המוצעות לתשלום מוקדם.
טופס דרישת הרכש הפנימי בחברה מיועד לעובדים המעוניינים לבקש אספקה למחלקות שלהם או לעצמם. לעתים קרובות טפסים אלה דורשים חתימה ניהולית.
דוגמה לדרישה
כדי להבין טוב יותר את תהליך הדרישה, שקול את הדוגמה הבאה. צוות הלמידה והפיתוח של חברת ביטוח בריאות זקוק לאספקה חדשה לתוכנית ההכשרה שלה. על ראש הצוות לבקש אספקה זו באמצעות מערכת הדרישות האוטומטית של החברה.
הליד מחפש בקטלוג ובוחר מבחר מוצרים עבור הצוות. לאחר מילוי טופס הדרישה, הוא מוגש לאישור ההנהלה. המנהל סוקר, מאשר ולאחר מכן שולח את הבקשה למחלקת הרכש.
כמו המנהל, מחלקת הרכש בוחנת ומאשרת את הדרישה. אם קיימות שגיאות או אם לא נכלל מספיק מידע, ייתכן שהבקשה תוחזר למנהל או למבקש לקבלת עדכונים. בדוגמה זו, אין שגיאות או השמטות; לכן נוצרת הזמנת רכש עבור הספק. הזמנת הרכש מפרטת את הפרטים של ההזמנה, כגון סוג המוצר והכמות הדרושה. לאחר סופית, הזמנת הרכש נשלחת לספק למימוש.
הספק מקבל את ההזמנה, ובמידה והיא מתקבלת, מתקשר עם הרוכש לגבי המוצרים המבוקשים. הזמנת הרכש משמשת כחוזה. הספק מספק את המוצרים כמבוקש ומקבל תשלום.
נסיבות ייחודיות
מערכות רכישה לתשלום (P2P) מייעלות ואוטומציה את תהליך הרכישה והרכש עבור חברות. שלושה תהליכים עיקריים מטופלים על ידי מערכות אלו: דרישה, רכישה ותשלום. על ידי אוטומציה של תהליכים אלה, מערכות רכישה לתשלום מגדילות את היעילות והדיוק בחשבונאות.
התהליך האוטומטי מתחיל בדרישה. למשתמשים מוצג קטלוג של מוצרים או שירותים. לאחר מכן, הפריטים נבחרים ונשמרים בסל קניות. הדרישה מנותבת לאישור ההנהלה, ולאחר קבלתה, המערכת עוברת לתהליך הרכישה ולאחר מכן מסתיימת לאחר ביצוע התשלום לספק.
שאלות נפוצות לגבי דרישה
מהו נכס שנרכש?
רכוש שנתפס הוא רכוש שנלקח על ידי הממשלה, כגון עם תחום מובהק. בארה"ב, התיקון החמישי מחייב את הממשלה לפצות את הבעלים של רכוש שנתפס; עם זאת, סכום התמורה אינו חייב להיות שווי השוק המלא של הנכס.
מהי דרישת עבודה?
דרישת עבודה היא בקשה רשמית להעסיק מישהו לעבודה. הדרישה מכילה את פרטי המשרה, לרבות כישורי המועמד הרצויים, דרישות התפקיד ופרטי המשרה. חברות מסוימות גם מפרסמות את שכר היעד או טווח השכר בדרישה.
מהו התאמה של דרישות בהנהלת חשבונות?
התאמה של דרישות בחשבונאות הוא התהליך שבאמצעותו משווים שתי קבוצות של רשומות לצורך דיוק, שלמות ועקביות. ההשוואה תעזור לזהות ולהסביר אי התאמות. לפי עקרונות חשבונאיים מקובלים (GAAP), שיטת החשבונאות הכפולה הנדרשת עוזרת לאתר מתי והיכן קיימות שגיאות.
סיכום ומסקנות
דרישה היא בקשה רשמית למוצר או שירות. ניתן להגיש דרישות באופן ידני או אלקטרוני. תהליך דרישה מובנה משפר את היעילות והאחריות. מערכות Procure-to-pay הופכות את תהליך הרכש לאוטומטי לחלוטין, מהדרישה ועד לתשלום, מה שמגביר עוד יותר את הדיוק והיעילות.
