מהו ניהול פרויקטים?
מהו ניהול פרויקטים? ניהול פרויקטים כרוך בתכנון וארגון של משאבי החברה כדי להעביר משימה, אירוע או חובה ספציפיים לקראת סיום. זה יכול להיות כרוך בפרויקט חד פעמי או בפעילות מתמשכת, והמשאבים המנוהלים כוללים כוח אדם, כספים, טכנולוגיה וקניין רוחני. ניהול פרויקטים מזוהה לעתים קרובות עם תחומים בהנדסה ובנייה, ולאחרונה, בריאות וטכנולוגיית מידע (IT), אשר בדרך כלל יש להם סט מורכב של רכיבים שיש להשלים ולהרכיב באופן קבוע כדי ליצור מוצר מתפקד. לא משנה מה הענף, מנהל הפרויקט נוטה להיות בערך אותה עבודה: לעזור להגדיר את המטרות והיעדים של הפרויקט ולקבוע מתי מרכיבי הפרויקט השונים יסתיימו ועל ידי מי. הם גם יוצרים בדיקות בקרת איכות כדי להבטיח שרכיבים שהושלמו עומדים בתקן מסוים.
מהו ניהול פרויקטים? – ניהול פרויקטים מזוהה לעתים קרובות עם תחומים בהנדסה ובנייה, ולאחרונה, בריאות וטכנולוגיית מידע (IT), אשר בדרך כלל יש להם סט מורכב של רכיבים שיש להשלים ולהרכיב באופן קבוע כדי ליצור מוצר מתפקד.
מהו ניהול פרויקטים? – לא משנה מה הענף, מנהל הפרויקט נוטה להיות בערך אותה עבודה: לעזור להגדיר את המטרות והיעדים של הפרויקט ולקבוע מתי מרכיבי הפרויקט השונים יסתיימו ועל ידי מי. הם גם יוצרים בדיקות בקרת איכות כדי להבטיח שרכיבים שהושלמו עומדים בתקן מסוים.
מהו ניהול פרויקטים? – נקודות מרכזיות
הבנת ניהול פרויקטים
באופן כללי, תהליך ניהול הפרויקט כולל את השלבים הבאים: תכנון, ייזום, ביצוע, ניטור וסגירה.
מתחילתו ועד סופו, כל פרויקט זקוק לתכנית המתארת כיצד הדברים יתחילו לצאת לדרך, כיצד הם ייבנו וכיצד הם יסתיימו. לדוגמה, אדריכלות, התוכנית מתחילה ברעיון, מתקדמת לשרטוטים, ועוברת לשרטוט שרטוט, עם אלפי חלקים קטנים שמתחברים בין כל שלב. האדריכל הוא רק אדם אחד המספק חלק אחד מהפאזל. מנהל הפרויקט מחבר הכל ביחד.
לכל פרויקט יש בדרך כלל תקציב ומסגרת זמן. ניהול פרויקטים שומר שהכל מתקדם בצורה חלקה, בזמן ובתקציב. כלומר כאשר מסגרת הזמן המתוכננת מגיעה לסיומה, מנהל הפרויקט עשוי להשאיר את כל חברי הצוות עובדים על הפרויקט כדי לסיים לפי לוח הזמנים.
סוגי ניהול פרויקטים
סוגים רבים של ניהול פרויקטים פותחו כדי לענות על הצרכים הספציפיים של תעשיות מסוימות או סוגי פרויקטים מסוימים. הם כוללים את הדברים הבאים:
1. ניהול פרויקטים של מפל מים
זה דומה לניהול פרויקטים מסורתי אך כולל את האזהרה כי כל משימה צריכה להסתיים לפני תחילתה הבאה. השלבים הם ליניאריים וההתקדמות זורמת בכיוון אחד – כמו מפל. בשל כך, תשומת לב לרצפי משימות ולוחות זמנים חשובים מאוד בסוג זה של ניהול פרויקטים. לעתים קרובות, גודל הצוות שעובד על הפרויקט יגדל ככל שהמשימות הקטנות יותר יושלמו ומתחילות משימות גדולות יותר.
2. ניהול פרויקטים זריז
תעשיית תוכנת המחשבים הייתה מהראשונות שהשתמשו במתודולוגיה זו. עם הבסיס שמקורו ב-12 עקרונות הליבה של Manifesto Agile, ניהול פרויקטים זריז הוא תהליך איטרטיבי המתמקד בניטור ושיפור מתמשכים של התוצרים. בבסיסו, תוצרים באיכות גבוהה הם תוצאה של מתן ערך ללקוח, אינטראקציות עם צוות והתאמה לנסיבות העסקיות הנוכחיות.
ניהול פרויקטים זריז אינו פועל לפי גישה רציפה שלב אחר שלב. במקום זאת, שלבי הפרויקט מסתיימים במקביל זה לזה על ידי חברי צוות שונים בארגון. גישה זו יכולה למצוא ולתקן שגיאות ללא צורך להפעיל מחדש את כל ההליך.
3. ניהול פרויקטים רזה
מתודולוגיה זו עוסקת בהימנעות מבזבוז, הן של זמן והן של משאבים. העקרונות של מתודולוגיה זו נלקחו משיטות ייצור יפניות. הרעיון המרכזי מאחוריהם הוא ליצור יותר ערך ללקוחות עם פחות משאבים.
יש הרבה יותר מתודולוגיות וסוגים של ניהול פרויקטים מהמפורטים כאן, אבל אלו הן מהנפוצות ביותר. הסוג בו נעשה שימוש תלוי בהעדפה של מנהל הפרויקט או החברה שהפרויקט שלה מנוהל.
דוגמה לניהול פרויקטים
נניח שמנהל פרויקט מופקד להוביל צוות לפיתוח מוצרי תוכנה. הם מתחילים בזיהוי היקף הפרויקט. לאחר מכן הם מחלקים משימות לצוות הפרויקט, שיכול לכלול מפתחים, מהנדסים, כותבים טכניים ומומחי אבטחת איכות. מנהל הפרויקט יוצר לוח זמנים וקובע מועדים.
לעתים קרובות, מנהל פרויקט ישתמש בייצוגים חזותיים של זרימת עבודה, כגון תרשימי גאנט או תרשימי PERT, כדי לקבוע אילו משימות יש להשלים על ידי אילו מחלקות. הם קובעים תקציב שכולל מספיק כספים כדי לשמור על הפרויקט בתקציב גם נוכח מקרים בלתי צפויים. מנהל הפרויקט גם מוודא שלצוות יש את המשאבים הדרושים לו כדי לבנות, לבדוק ולפרוס מוצר תוכנה.
כאשר חברת IT גדולה, כגון Cisco Systems Inc., רוכשת חברות קטנות יותר, חלק מרכזי מתפקידו של מנהל הפרויקט הוא לשלב חברי צוות פרויקטים מרקעים שונים ולהחדיר תחושה של מטרה קבוצתית לגבי עמידה ביעד הסופי. למנהלי פרויקטים יש אולי ידע טכני, אבל יש להם גם את המשימה החשובה של לקיחת חזונות ארגוניים ברמה גבוהה ולספק תוצאות מוחשיות בזמן ובמסגרת התקציב.
