מהי קבלה?
מהי קבלה? קבלה היא אישור בכתב על כך שמשהו בעל ערך הועבר מצד אחד למשנהו. בנוסף לקבלות שצרכנים מקבלים בדרך כלל מספקים ונותני שירותים, קבלות מונפקות גם בעסקאות עסקיות לעסקים וכן בעסקאות בבורסה.
מהי קבלה? – נקודות מרכזיות
לדוגמה, המחזיק בחוזה עתידי מקבל בדרך כלל מכשיר מסירה, המשמש כקבלה בכך שניתן להחליף אותו עבור נכס הבסיס כאשר החוזה העתידי יפוג.
איך עובדת קבלה
קבלות משמשות לתיעוד תשלומים ועסקאות עסקיות. חברות וגופים אחרים משתמשים בקבלות כדי לעקוב אחר תזרימי המזומנים שלהם, להחזיר תשלומים זכאים או לתבוע הטבות מסוימות על המסים שלהם. במדינות מסוימות, עסקים נדרשים לספק קבלה עבור כל עסקה.
כל קבלה צריכה לכלול את תאריך העסקה. ברוב המקרים, הם כוללים פרטים נוספים כגון אופי העסקה, פרטי הספק, אופן התשלום וכל מיסים או עלויות נוספות. במקרים מסוימים, הם עשויים לדרוש חתימה.
בעוד קבלות נכתבו פעם ביד, היום הן נוצרות אוטומטית בנקודת המכירה.
סוגי קבלות
בנוסף להצגת בעלות, קבלות חשובות מסיבות אחרות. לדוגמה, קמעונאים רבים מתעקשים שלקוח חייב להציג קבלה כדי להחליף או להחזיר פריטים בעוד שאחרים דורשים לקבל קבלה – בדרך כלל תוך פרק זמן מסוים – שתופק למטרות אחריות המוצר. קבלות יכולות להיות חשובות גם עבור מסים מכיוון ש-IRS דורש תיעוד של הוצאות מסוימות. שירות ההכנסה הפנימי (IRS) מציע שהסוגים הבאים של קבלות אם יופקו, יישמרו על ידי עסקים קטנים:
מקור הקבלות
הנוהג של שמירת קבלות לצורכי מס נחשב שמקורו במצרים העתיקה. חקלאים וסוחרים חיפשו דרכים לתעד עסקאות כדי להימנע מניצול מס. במקום נייר נעשה שימוש בפפירוס. בזמנים מודרניים יותר, בנקים בלונדון השתמשו במכונות הדפוס של המהפכה התעשייתית כדי להדפיס קבלות עם המותגים שלהם.
עובדה מהירה
דרישות מס הכנסה עבור קבלות דיגיטליות
קבלות דיגיטליות הופכות לנורמה. מאז 1997, מס הכנסה קיבל קבלות סרוקות ודיגיטליות כרשומות תקפות לצורכי מס. נוהל הכנסה 97-22 קובע כי קבלות דיגיטליות חייבות להיות מדויקות, לאחסנות בקלות, לשמר, לאחזר ולשכפל. בעל העסק חייב להיות מסוגל לספק עותק למס הכנסה.
רשומות דיגיטליות אינן כפופות לבלאי כמו קבלות פיזיות, אך הן עלולות ללכת לאיבוד אם כונן קשיח נכשל. לכן, זה חכם לאחסן אותם בענן או במקום שבו תמיד ניתן לגשת אליהם.
ניתן לאחסן קבלות נייר בצורה דיגיטלית באמצעות סורקים שולחניים ואפליקציות לטלפון נייד. סוג זה של טכנולוגיה יכול לארגן, ליצור דוחות הוצאות ולשלב נתונים עם תוכנת הנהלת חשבונות.
מהם סוגי הקבלות?
דוגמאות נפוצות של קבלות כוללות תלושי אריזה, סרט קופה, חשבוניות, דפי כרטיסי אשראי, תלושי מזומנים קטנים וחשבוניות. למרות שהפורמט של טפסים אלה עשוי להשתנות, כולם משרתים את אותה מטרה של תיעוד הזמן והערך של עסקה עסקית.
האם חשבונית זהה לקבלה?
חשבונית היא בקשת תשלום ואילו קבלה היא מסמך לתשלום שכבר התרחש. עסקים מרבים להשתמש בחשבוניות לאחר מתן שירות כדי להודיע ללקוח על התשלום הצפוי.
מהן תקבולים ברוטו?
תקבולים ברוטו הם הסכום הכולל של מזומן או רכוש שעסק מקבל, ללא התחשבות בהוצאות או ניכויים אחרים. רואי חשבון משתמשים בתקבולים ברוטו של החברה כגורם אחד כדי לחשב את הרווח הנקי והרווחיות של החברה.
מהן אישורי קריאה?
אישורי קריאה משמשים במיילים כדי לקבוע אם הודעה נפתחה או נקראה על ידי הנמען. הם משמשים באופן דומה לקבלות על משלוח בדואר, כהוכחה לכך שהודעה נמסרה.
כמה זמן כדאי לשמור קבלות על מסים?
עבור רוב ההוצאות, יש לשמור קבלות ורישומים נוספים למשך שלוש שנים לאחר הגשת המיסים, שכן זה הזמן שלוקח לתקופת ההתיישנות להסתיים. עם זאת, עבור סוגים מסוימים של הוצאות – כגון הכנסה לא מדווחת או ניכויים של חובות אבודים – מס הכנסה מייעץ לך לשמור תיעוד במשך שש או אפילו שבע שנים. אם אינך מגיש החזר או מגיש החזר במרמה, עליך לשמור את הרישומים שלך ללא הגבלת זמן.
סיכום ומסקנות
קבלות הן אחת מהיחידות הבסיסיות של הנהלת חשבונות ארגונית. עסקים המשתמשים רשאים להשתמש בקבלות כהוכחת תשלום, לתביעת ניכויים על המיסים שלהם, ולתיעוד הוצאות על דוחות הרווחים שלהם וכן כדי לבסס את קיומם של הנכסים במאזנם.
