מהי ביקורת פנימית?
מהי ביקורת פנימית? ביקורות פנימיות מעריכות את הבקרות הפנימיות של החברה, כולל הממשל התאגידי והתהליכים החשבונאיים שלה. ביקורות מסוג זה מבטיחות ציות לחוקים ולתקנות ומסייעות לשמור על דיווח כספי ואיסוף נתונים מדויקים ובזמן. מבקרים פנימיים נשכרים על ידי חברות שעובדות מטעם צוותי הניהול שלהן. ביקורת אלו גם מספקות להנהלה את הכלים הדרושים להשגת יעילות תפעולית על ידי זיהוי בעיות ותיקון פגמים לפני גילוין בביקורת חיצונית.
מהי ביקורת פנימית? – נקודות מרכזיות
הבנת ביקורת פנימית
הביקורות הפנימיות ממלאות תפקיד קריטי בפעילות החברה ובממשל התאגידי, במיוחד כעת כאשר חוק Sarbanes-Oxley משנת 2002 מטיל על מנהלים אחריות משפטית על דיוק הדוחות הכספיים של החברה שלהם. SOX גם דרשה שהבקרות הפנימיות של החברה יתועדו ותיבדקו כחלק מהביקורת החיצונית שלה.
בנוסף להבטחה שחברה מצייתת לחוקים ולתקנות, ביקורות פנימיות מספקות גם מידה של ניהול סיכונים והגנה מפני הונאה, בזבוז או שימוש לרעה פוטנציאליים. תוצאות הביקורות הפנימיות מספקות להנהלה הצעות לשיפורים בתהליכים הנוכחיים שאינם פועלים כמתוכנן, אשר עשויים לכלול מערכות טכנולוגיות מידע וכן ניהול שרשרת האספקה.
ביקורות פנימיות עשויות להתקיים על בסיס יומי, שבועי, חודשי או שנתי. מחלקות מסוימות עשויות להיבדק בתדירות גבוהה יותר מאחרות. לדוגמה, תהליך ייצור עשוי להיבדק על בסיס יומי לבקרת איכות, בעוד שמחלקת משאבי אנוש עשויה להיבדק רק פעם בשנה.
סוגי ביקורות פנימיות
ביקורת ציות
חברה עשויה להידרש לציית לחוקים המקומיים, לצרכי ציות, לתקנות ממשלתיות, למדיניות חיצונית או להגבלות אחרות. כדי להוכיח ציות לכללים אלה, חברה רשאית להטיל על ועדת ביקורת פנימית לסקור, לאסוף מידע מתאים ולספק חוות דעת כוללת על מצב דרישת הציות.
ביקורת פיננסית פנימית
חברות ציבוריות נדרשות לבצע רמות מסוימות של ביקורת פיננסית חיצונית כאשר צד שלישי בלתי תלוי לחלוטין נותן חוות דעת על הרשומות הפיננסיות של החברה. חברות עשויות לרצות לצלול עוד יותר לתוך ממצאי ביקורת או לבצע ביקורת פיננסית פנימית לקראת ביקורת חיצונית. רבות מהבדיקות בין מבקר פנימי או חיצוני עשויות להיות דומות; אופי העצמאות מפריד בין שני סוגי הביקורות לביקורות פיננסיות.
ביקורת סביבתית
ככל שחברות הופכות למודעות יותר לסביבה, חלקן נוקטות בצעדים של סקירת השפעת העסק על כדור הארץ. זה מביא לביקורת פנימית המכסה כיצד חברה משיגה חומרי גלם בצורה בטוחה, ממזערת גזי חממה במהלך הייצור, משתמשת בשיטות הפצה ידידותיות לסביבה ומפחיתה את צריכת האנרגיה. חברות הממנפות דיווח בשורה התחתונה משולשת עשויות לבצע ביקורת סביבתית פנימית כחלק מהדיווח השנתי.
ביקורת טכנולוגיה/IT
לביקורת IT עשויות להיות מטרות שונות. הביקורת הפנימית עשויה להיות תוצאה של תביעה חיצונית, תלונת חברה או יעד להתייעלות. ביקורת פנימית המתמקדת בטכנולוגיה סוקרת את הבקרות, החומרה, התוכנה, האבטחה, התיעוד והגיבוי/שחזור של המערכות. המטרה צפויה להעריך את דיוק ה-IT הכללי ואת יכולות העיבוד.
ביקורת ביצועים
ביקורת פנימית המתמקדת בביצועים נותנת פחות תשומת לב לתהליכים ויותר לתוצאה הסופית. סביר להניח שהחברה תגדיר יעדי ביצועים או מדדים שעשויים להיות קשורים לבונוסי ביצועים או תמריצים אחרים. כתוצאה מכך, מבקר פנימי מעריך את התוצאה של יעד שאולי לא ניתן לכימות בקלות.
לדוגמה, חברה עשויה לרצות להרחיב את השימוש שלה במגוון ספקים; המבקר הפנימי, ללא תלות בכל תהליך רכישה, יוטל על מנת לנתח כיצד השתנו דפוסי ההוצאות של החברה מאז נקבע יעד זה.
ביקורת תפעולית
סביר להניח שביקורת תפעולית תתרחש כאשר אנשי מפתח עוזבים או כאשר הנהלה חדשה משתלטת על ישות. ייתכן שהחברה תרצה להעריך כיצד הדברים נעשים והאם נעשה שימוש יעיל יותר במשאבים. במהלך ביקורת פנימית תפעולית, המבקר יבדוק אם הצוות והתהליכים הנוכחיים ממלאים את הצהרת המשימה, הערך והיעדים של החברה.
ביקורת בנייה
חברות פיתוח, תפעול, נדל"ן או בנייה עשויות לבצע ביקורת בנייה כדי להבטיח לא רק פיתוח פיזי מתאים של בניין אלא חיוב פרויקט מתאים לאורך חיי הפרויקט. זה כולל בעיקר עמידה בתנאי החוזה עם הקבלן הכללי, קבלני משנה או ספקים עצמאיים לפי הצורך.
זה עשוי לכלול גם הבטחה שהחברה שילמה את התשלומים המתאימים, גבתה את התשלומים המתאימים ודוחות הפרויקט הפנימיים לגבי השלמת הפרויקט נכונים.
חקירות מיוחדות
רבות מהביקורות לעיל עשויות לחזור על עצמן ולהתבצע מדי שנה. במקרים מסוימים, עשוי להיות הגיוני שוועדת ביקורת פנימית תעריך נסיבות מיוחדות שיתרחשו פעם אחת בלבד. הדבר עשוי לכלול איסוף דו"ח על היעילות במיזוג האחרון, גיוס עובד מפתח או תלונה מצד הצוות. בעת בחירת האנשים לביקורת החקירה המיוחדת, חברה חייבת להקפיד במיוחד על בחירת חברים בעלי מומחיות ועצמאות מתאימות.
ביקורת פנימית לעומת ביקורת חיצונית
לביקורות פנימיות וחיצוניות יש אותה מטרה. שני סוגי הביקורות מנתחים היבט של חברה כדי לקבוע חוות דעת ספציפית. עם זאת, ישנם הבדלים רבים בין שני סוגי הביקורות.
בביקורת פנימית, החברה יכולה לעתים קרובות לבחור את צוות הביקורת שלה. ככזה, הצוות מייצג את האינטרסים של צוות ההנהלה של החברה. זה עשוי להיות יתרון להציב עובדים מסוימים עם ניסיון נישה מאוד בצוות. בביקורת חיצונית, החברה יכולה פעמים רבות לבחור את משרד הביקורת החיצוני; עם זאת, לעתים קרובות אין לחברה אמירה לגבי העובדים הספציפיים המופיעים בביקורת החיצונית שלהם.
יתכנו דרישות מסוימות לגבי צוות הביקורת החיצונית בהתאם לביקורת. לדוגמה, בביקורת פיננסית חיצונית, רואה חשבון מוסמך (CPA) חייב לאשר את הדוחות הכספיים. בביקורת פנימית, אין דרישה שכל חבר בצוות הביקורת חייב להיות רו"ח.
המטרה הסופית של כל אחת מהביקורות היא דוח ביקורת; עם זאת, דוחות ביקורת משמשים מסיבות שונות מאוד. דוח ביקורת פנימית משמש בדרך כלל על ידי ההנהלה הפנימית לשיפור התפעול, התהליכים או המדיניות של החברה. דוח ביקורת חיצוני נדרש לעתים קרובות מסיבה חיצונית, ולעתים קרובות יותר נעשה בו שימוש כבד יותר על ידי חברים מחוץ לחברה.
לבסוף, אופי ההתקשרות יהיה שונה מאוד. במהלך ביקורת פנימית, עובדי החברה עשויים לעתים קרובות לתת עצות באופן חופשי, לדון בעניינים לא קשורים עם החברה, או שיש להם הסכם ייעוץ קולח מאוד. במהלך ביקורת חיצונית, לרוב נקבע היקף מאוד מוגדר, ולעיתים המבקר החיצוני יקפיד מאוד לוודא שהם לא חורגים מגבולות הביקורת שלו.
ביקורות פנימיות
ביקורת חיצונית
תהליך ביקורת פנימית
מבקרים פנימיים מזהים בדרך כלל מחלקה, אוספים הבנה של תהליך הבקרה הפנימית הנוכחית, עורכים בדיקות שדה, עוקבים עם צוות המחלקה לגבי נושאים שזוהו, מכינים דו"ח ביקורת רשמי, בודקים את דו"ח הביקורת עם ההנהלה ומעקבים מול ההנהלה והדירקטוריון של המנהלים נדרשים כדי להבטיח שההמלצות יושמו.
שלב 1: תכנון
לפני ביצוע נהלי ביקורת כלשהם, המבקרים הפנימיים מתחילים לרוב בפיתוח תוכנית הביקורת. זה קובע את דרישות הביקורת, היעדים, ציר הזמן, לוח הזמנים והאחריות בין חברי צוות הביקורת. הביקורות עשויות לסקור ביקורות קודמות כדי להבין את ציפיות ההנהלה להצגה ולאיסוף נתונים.
לתוכנית הביקורת יש לרוב רשימת בדיקה כדי להבטיח שחברי הצוות יעמדו בציפיות הרחבות. צוות הביקורת הפנימית עשוי גם לתכנן מראש להיפגש עם ההנהלה לאורך הביקורת כדי למסור את המצב ואת כל המאבקים של הביקורת. שלב התכנון מסתיים לעיתים קרובות בפגישת פתיחה שמפעילה את הביקורת ומעבירה את המידע הראשוני הדרוש.
שלב 2: ביקורת
רבים מהליכי הביקורת המשמשים את המבקרים הפנימיים זהים למבקרים חיצוניים. טכניקות הערכה מבטיחות שמבקר פנימי יקבל הבנה מלאה של נהלי הבקרה הפנימית והאם העובדים מצייתים להנחיות הבקרה הפנימית. כדי להימנע משיבוש זרימת העבודה היומית, מבקרים מתחילים בטכניקות הערכה עקיפות, כגון סקירת תרשימי זרימה, מדריכים, מדיניות בקרה מחלקה או תיעוד קיים אחר.
נהלי עבודת הביקורת בשטח יכולים לכלול התאמת עסקאות, ספירת מלאי פיזית, חישובי מסלולי ביקורת ותיאום חשבונות, כפי שנדרש על פי חוק. טכניקות ניתוח עשויות לבדוק נתונים אקראיים או למקד נתונים ספציפיים, אם מבקר מאמין שיש לשפר תהליך בקרה פנימית.
ייתכן שהביקורת הפנימית התחילה בהיקף מוגדר; ככל שצוות הביקורת הפנימית אוסף ומנתח מידע, ייתכן שיהיה צורך להגדיר מחדש את המטרה וההיקף של הביקורת. זה כולל הערכה מחדש של ציר הזמן המקורי או המשאבים שהוקצו לביקורת.
שלב 3: דיווח
דיווח ביקורת פנימית כולל דוח רשמי ויכול לכלול דוח ביניים ראשוני או בסגנון תזכיר. דוח ביניים כולל בדרך כלל תוצאות רגישות או משמעותיות שהמבקר חושב שהדירקטוריון צריך לדעת מיד. בדומה לדוח כספי ביניים, ביקורת ביניים מעבירה סט חלקי של מידע שימושי להנחת הכביש עבור החלק הנותר.
לעתים קרובות, חברה עשויה למסור עותק של טיוטת דוח הביקורת הסופי ולארח פגישת ביקורת פנימית צמודה מראש עם ההנהלה. זה עשוי לאפשר להנהלה לספק הפרכות, מידע נוסף שעשוי לשנות ממצאים, או לספק הערות על המשוב שלהם לגבי ממצאי הביקורת.
הדוח הסופי כולל סיכום של הנהלים והטכניקות המשמשות להשלמת הביקורת, תיאור ממצאי הביקורת והצעות לשיפורים בבקרה פנימית ונהלי בקרה. הדו"ח הסופי עשוי לדווח גם על השלבים הבאים במונחים של שינויים שיש ליישם, תהליכי ניטור עתידיים, ומה יכלול ביקורות עתידיות.
שלב 4: ניטור
לאחר פרק זמן ייעודי, ביקורת פנימית עשויה לדרוש צעדי מעקב כדי לוודא שהשינויים המתאימים שלאחר הביקורת בוצעו. הפרטים והתהליך עבור שלבי הניטור והסקירה הללו מוסכם לעתים קרובות עם מסירת הביקורת הסופית.
לדוגמה, ביקורת פיננסית פנימית עשויה למצוא ליקויי בקרה פנימיים חמורים שמבקר פנימי סבור שלא יעברו ביקורת פיננסית חיצונית. ההנהלה הסכימה ליישם שינויים בתוך ששת השבועות הקרובים. לאחר שישה שבועות, המבקר הפנימי עשוי להיות מוטל ליישם סקירה בהיקף קטן או מוגבל של הליקוי כדי לראות אם הבעיה עדיין נמשכת.
דוחות ביקורת פנימית: 5 ה-C
דוחות ביקורת פנימית ידועים לרוב כמי שעומדים בדרישת הדיווח של 5 C. ביקורת פנימית מלאה ומספיקה מסתיימת לרוב בדוח סיכום המעביר תשובות לשאלות הבאות:
חשיבות הביקורות הפנימיות
חלקם עשויים לחשוב שביקורות פנימיות אינן בעלות ערך כמו ביקורות חיצוניות. אחרי הכל, חברה רשאית לבחור ידנית את הביקורות הפנימיות שלה שאין להן עצמאות מלאה מהחברה. עם זאת, ישנן דרכים רבות שבהן ביקורת פנימית מספקת ערך לחברה ולגורמים חיצוניים:
מהם סוגי הביקורות הפנימיות?
חברה יכולה לבחור לבצע ביקורת פנימית כמעט מכל סיבה. זה עשוי להוביל לביקורת פיננסית פנימית, ביקורת תפעולית, ביקורת ציות, ביקורת סביבתית, ביקורת IT או נסיבות חד פעמיות מיוחדות.
מה תפקידה של הביקורת הפנימית?
תפקידה של ביקורת פנימית הוא לזהות ליקוי או לבסס מיומנות. לדוגמה, חברה עשויה להנפיק ביקורת פיננסית פנימית כדי לוודא שהבקרות הפנימיות שלה על חשבונות לתשלום תואמות למדיניות החברה. לחלופין, החברה עשויה להשיק ביקורת סביבתית פנימית כדי לחקור את ההשפעה הסביבתית של השינויים הידידותיים לסביבה שלה על כדור הארץ בשנה שעברה.
מהו תהליך הביקורת הפנימית?
תהליך הביקורת הפנימית כרוך בתכנון הביקורת, ביצוע נהלי הביקורת, עריכת דוח הביקורת ומעקב אחר שינויים לאחר הביקורת. ההנהלה עשויה לבחור להרחיב את היקף הביקורת בכל נקודה של הביקורת אם ממצאים במהלך הביקורת גורמים להיקף לשנות כיוון.
מהם 5 ה-C של הביקורת הפנימית?
דוחות ביקורת פנימית מתארים לעתים קרובות את הקריטריונים, המצב, הסיבה, התוצאה והפעולה המתקנת. חמשת התחומים הללו מדווחים מדוע בוצעה הביקורת, מה גרם לסיבת הביקורת, כיצד תתבצע הביקורת, מה שואף המבקר להשיג, ואילו צעדים יינקטו לאחר הצגת ממצאי הביקורת.
סיכום ומסקנות
ביקורת פנימית היא תהליך המאפשר לחברה לבחור בעצמה צוות ביקורת לביצוע סקירת פעילותה. החברה יכולה לעתים קרובות להגדיר את היקף הביקורת הפנימית. בנוסף, החברה יכולה פעמים רבות לבחור כמעט בכל סיבה לבצע ביקורת פנימית. למרות שביקורות פנימיות פחות שימושיות לעמידה בדרישות דיווח חיצוני, יש להן ערך עצום לשיפור התפעול הפנימי, כמו גם הסברה להנהלה כיצד החברה יכולה להשתפר.
