מהי הערת חיוב?
מהי הערת חיוב? תעודת חיוב היא מסמך המשמש את הספק כדי ליידע את הקונה על חובות שוטפים, או מסמך שנוצר על ידי קונה בעת החזרת סחורה שהתקבלה באשראי. הערת החיוב יכולה לספק מידע לגבי חשבונית עתידית לשמש כתזכורת לכספים המגיעים כעת. עבור פריטים שהוחזרו, ההערה תכלול את סך הזיכוי הצפוי, מלאי של הפריטים המוחזרים וסיבה להחזרתם.
מהי הערת חיוב? – נקודות עיקריות:
כיצד פועלת הערת חיוב
הערת חיוב, המכונה גם תזכיר חיוב, משמשת בדרך כלל בעסקאות מעסק לעסק. עסקאות כאלה כרוכות לרוב בהארכת אשראי, כלומר ספק שולח משלוח של סחורה לחברה לפני תשלום העלות של הקונה. השטר אומר לקונה שהמוכר חייב את חשבונו. למרות שסחורה אמיתית מחליפה ידיים, כסף אמיתי לא מועבר עד להוצאת חשבונית בפועל. במקום זאת, חיובים וזיכויים נרשמים במערכת הנהלת חשבונות כדי לעקוב אחר מלאי משלוחים ותשלומים.
תעודות חיוב נפרדות מחשבוניות מכיוון שהן בדרך כלל מעוצבות כמכתבים, וייתכן שלא ידרשו תשלום מיידי. זה נכון כאשר הערת החיוב משמשת ליידע את הקונה על התחייבויות החוב הקרובות בהתבסס על סכומים שטרם הוחזרו רשמית.
צורות חלופיות של שטרי חיוב
חברות מסוימות משתמשות בתעודות חיוב כדי לחייב עבור פריטים שאינם העסק העיקרי שלהן. לדוגמה, אם חברה משכירה משנה חלק משטחי המחסן שלה, היא עשויה להוציא תעודת חיוב עבור שכר הדירה. תעודות חיוב עשויות לשמש גם לתיקון טעויות בחשבוניות. אם לקוח מחויב בחיוב נמוך בחשבונית, למשל, ייתכן שתונפק תעודת חיוב עבור הסכום החסר שהיה צריך לחייב.
בנוסף לפורמט המכתב, ניתן לספק תעודות חיוב גם כקבלות משלוח עם סחורה שהתקבלה. אמנם ניתן לציין את הסכום לתשלום, אך התשלום אינו צפוי עד שנשלחת חשבונית רשמית לקונה. זה יכול לאפשר לקונה את ההזדמנות להחזיר סחורה, במידת הצורך, ללא צורך בתשלום קודם.
חלק מהשטרות החיוב עשויות להישלח כגלויות מידע המשמשות רק כתזכורת לחוב שהקונה צבר. זה יכול להיות מועיל במקרים שבהם המוכר אינו בטוח אם התקבלה או נבדקה חשבונית מקורית. הגלויה יכולה להכיל גם מידע כיצד ניתן להסדיר את החוב, כגון פרטי התקשרות רלוונטיים.
הערות חיוב כמסמכים אופציונליים
לא כל החברות בוחרות לשלוח תעודות חיוב לקונים עם התחייבויות חוב עומדות או תלויות. בדרך כלל, מוכר מחשיב זאת כדרך עסקית רגילה ומשתמש בו על פי נהלים פנימיים או אינו משתמש בו כלל. במקרים מסוימים, קונה יכול לבקש מסמך עם המידע הכלול בתעודת חיוב כדי לעמוד בדרישות הניהול הפנימי.
