מהי חשבונית פרופורמה?
מהי חשבונית פרופורמה? חשבונית פרופורמה היא חשבונית ראשונית של מכירות שנשלחה לקונים לפני משלוח או מסירה של סחורה. בדרך כלל הוא יתאר את הפריטים שנרכשו ומידע חשוב אחר, כגון משקל המשלוח ודמי הובלה.
מהי חשבונית פרופורמה? – נקודות מרכזיות
הבנת חשבוניות פרופורמה
חשבוניות פרופורמה באות לרוב לידי ביטוי בעסקאות בינלאומיות, במיוחד למטרות מכס ביבוא. חשבונית פרופורמאנית שונה מהצעת מחיר פשוטה בכך שהיא הסכם מחייב, אם כי תנאי המכירה עשויים להשתנות.
עסקים כמעט בכל הענפים משתמשים בחשבוניות פרופורמה כדי לספק את תהליך אישור הרכישה הפנימי שלהם. חשבוניות פרופורמה מייעלות את תהליך המכירה על ידי ביטול הלוך ושוב נוסף לאחר ביצוע המכירה, שכן כל התנאים סוכמו מראש.
רוב חשבוניות הפרופורמה מספקות לקונה מחיר מכירה מדויק. הם כוללים אומדן של עמלות או עמלות, כגון מסים או עלויות משלוח. למרות שחשבונית הפרופורמה עשויה להיות כפופה לשינויים, היא מייצגת אומדן בתום לב כדי להימנע מחשיפת הקונה לחיובים בלתי צפויים ומשמעותיים לאחר שהעסקה תהיה סופית.
חברה רשאית לשלוח חשבונית פרופורמה לפני משלוח כל מוצר שהוסכם או עם הפריטים שנשלחו. למרות שהוא מכיל פרטי עלות מדויקים הקשורים למכירה, אין מדובר בדרישת תשלום רשמית. שום הנחיות לא מכתיבות את המצגת או הפורמט המדויק של חשבונית פרופורמה, והיא עשויה להידמות לחשבוניות מסחריות אחרות או לא.
מידע נדרש
נדרש תיעוד ספציפי לפני שהסחורה יכולה לעבור דרך המכס בארה"ב. חשבונית מסחרית מסורתית חייבת לרשום מידע מהותי, כגון הקונה והמוכר, תיאור הסחורה, הכמות, הערך של כל הפריטים שנשלחו ומיקום הרכישה.
חשבונית פרופורמה דורשת רק מספיק מידע כדי לאפשר למכס לקבוע את החובות הנדרשים מבדיקה כללית של הסחורה הכלולה. אם פירמה משתמשת בחשבונית פרופורמה למכס, עליה להציג חשבונית מסחרית תוך 120 יום.
למה להשתמש בחשבונית פרופורמה?
חשבונית פרופורמה משמשת להעברת העלויות, העמלות ותאריך המסירה הצפויים עבור הזמנה או מוצר. למרות שהוא לא סופי, הוא מייצג אומדן בתום לב של העלויות שהצד הקונה צריך לצפות לשלם.
חשבונית פרופורמה מעניקה לקונה הזדמנות לנהל משא ומתן על תנאי האספקה. אם הקונה אינו מרוצה מהמחיר, מהכמות או ציר זמן האספקה, הוא יכול לפנות ליצרן כדי להגיע למסקנה משביעת רצון הדדית. למרות שאין דרישה חוקית להנפיק חשבונית פרופורמה, זה בדרך כלל רעיון טוב מכיוון שהוא מאפשר ליצרנים להימנע ממחלוקות בזמן המסירה.
חשבונית פרופורמה לעומת חשבונית סופית
בעוד שחשבונית פרופורמה מייצגת הודעה מוקדמת על תנאי הסכם רכישה, חשבונית רשמית היא מכשיר מסחרי רשמי המודיע לצד המקבל על התחייבויות התשלום שלו. חשבונית רשמית ניתנת לרוב במועד המסירה, ומהווה בקשת תשלום על ידי הצד המקבל.
בניגוד לחשבונית רשמית, חשבונית פרופורמה פשוט משמשת כדי למנוע אי הבנות לגבי הסכום לתשלום. הוא מונפק בדרך כלל בזמן ביצוע ההזמנה, כך שהקונה יוכל להבהיר כל שאלה לגבי המחיר או מועד האספקה.
דוגמה לחשבונית פרופורמה
אם הגורמים הרלוונטיים כבר השלימו מכירה, חשבונית מסחרית מתעדת זאת. אם העסקה עדיין לא התרחשה, החברה המוכרת עשויה להשתמש בחשבונית פרופורמה. חברה רשאית להשתמש בחשבונית פרופורמה גם אם תנאי חוזה המכירה מציינים שתשלום מלא לא יגיע עד שהקונה יקבל סחורות מסוימות.
לקוח מאפייה, למשל, עשוי להסכים למחיר של עוגה בחשבונית פרופורמה, והאופה יספק את העוגה ברגע שהיא תהיה מוכנה. לאחר מכן הלקוח ישלם עבורו כאשר יקבל את החשבונית. סכום החשבונית הסופי יהיה זהה או קרוב לסכום המופיע בחשבונית הפרופורמה.
מה מכיל חשבונית פרופורמה?
רוב חשבוניות הפרופורמה מספקות לקונה מחיר מכירה מדויק. זה כולל אומדן של עמלות או עמלות, כגון מסים או עלויות משלוח. למרות שחשבונית הפרופורמה עשויה להיות כפופה לשינויים, היא מייצגת אומדן בתום לב כדי להימנע מחשיפת הקונה לחיובים בלתי צפויים ומשמעותיים לאחר שהעסקה תהיה סופית.
מדוע משתמשים בחשבוניות פרופורמה?
חשבוניות פרופורמה מופיעות לרוב בעסקאות בינלאומיות, במיוחד למטרות מכס ביבוא. עסקים כמעט בכל הענפים משתמשים בחשבוניות פרופורמה כדי לספק את תהליך אישור הרכישה הפנימי שלהם. חשבוניות פרופורמה מייעלות את תהליך המכירה על ידי ביטול הלוך ושוב נוסף לאחר ביצוע המכירה, שכן כל התנאים סוכמו מראש.
מתי נשלחות חשבוניות פרופורמה?
חברה רשאית לשלוח חשבונית פרופורמה לפני משלוח כל התוצר המוסכם או עם הפריטים שנשלחו. אמנם הוא מכיל פרטי עלות מדויקים הקשורים למכירה, אך אין זו דרישה רשמית לתשלום. שום הנחיות לא מכתיבות את ההצגה או הפורמט המדויק של חשבונית פרופורמה, והיא עשויה להידמות לחשבוניות מסחריות אחרות או לא.
במה שונה חשבונית מסחרית מחשבונית פרופורמה?
חשבונית מסחרית מסורתית חייבת לרשום מידע מהותי כגון הקונה והמוכר, תיאור הסחורה, הכמות, הערך של כל הפריטים שנשלחו ומיקום הרכישה. חשבונית פרופורמה דורשת רק מספיק מידע כדי לאפשר למכס לקבוע את המכסים הדרושים מבדיקה כללית של הסחורה הכלולה. אם חברה משתמשת בחשבונית פרופורמה למכס, עליה להציג חשבונית מסחרית תוך 120 יום.
סיכום ומסקנות
חשבונית פרופורמה היא מסמך ראשוני המתאר את תנאי המכירה בעת ביצוע הזמנה. למרות שהיא אינה סופית, חשבונית פרופורמה צריכה לתת לקונה הבנה ברורה של תנאי המכירה, לרבות המחיר, תאריך האספקה וכל עמלה נוספת. עם זאת, הן פחות רשמיות מחשבונית רשמית, המונפקת בדרך כלל בזמן המסירה.
