מה זה Back Office?
מה זה Back Office? – המשרד האחורי הוא החלק של חברה המורכב מאנשי מינהל ותמיכה שאינם פונים ללקוח. פונקציות המשרד האחורי כוללות אישורים, תחזוקת רשומות, ציות לרגולציה, חשבונאות ושירותי IT.1
2לדוגמה, חברת שירותים פיננסיים מחולקת לשלושה חלקים: משרד הקדמי (למשל, מכירות, שיווק ותמיכת לקוחות), משרד הביניים (ניהול סיכונים) והמשרד האחורי (שירותי ניהול ותמיכה).
נקודות מפתח – מה זה Back Office?
- המשרד האחורי הוא החלק של חברה המורכב מאנשי מינהל ותמיכה, שאינם פונים ללקוח.
- פונקציות המשרד האחורי כוללות אישורים, תחזוקת רשומות, ציות לרגולציה, חשבונאות ושירותי IT.
- המונח "בק אופיס" מקורו כאשר חברות מוקדמות תכננו את משרדיהן כך שהחלק הקדמי הכיל את השותפים המקיימים אינטראקציה עם לקוחות, והחלק האחורי של המשרד הכיל מקורבים שאין להם אינטראקציה עם לקוחות, כגון פקידי חשבונות.
איך ה-Back Office עובד
ניתן להתייחס ל-Back Office כחלק של חברה האחראית לספק את כל הפונקציות העסקיות הקשורות לפעילותה. למרות נוכחותם הבלתי נראית לכאורה, אנשי המשרד האחורי מספקים פונקציות חיוניות לעסק. המשרד האחורי הוא חלק חיוני בכל חברה וכותרות עבודה קשורות מסווגות לרוב תחת "תפעול". התפקידים שלהם מאפשרים ולצייד את אנשי החזית לבצע את תפקידיהם מול הלקוח . המשרד האחורי משמש לעתים לתיאור כל המשרות שאינן מייצרות הכנסה ישירות.
המונח "בק אופיס" מקורו כאשר חברות מוקדמות תכננו את משרדיהן כך שהחלק הקדמי הכיל את השותפים המקיימים אינטראקציה עם לקוחות, והחלק האחורי של המשרד הכיל מקורבים שאין להם אינטראקציה עם לקוחות, כגון פקידי חשבונות.
דוגמה ל-Back-Office
כיום, רוב תפקידי האחורי אופיס ממוקמים הרחק ממטה החברה. רבים ממוקמים בערים שבהן חוזי השכירות המסחריים זולים, עלויות העבודה נמוכות, וקיים מאגר עובדים הולם.
לחלופין, חברות רבות בחרו לבצע מיקור חוץ ו/או תפקידים ב-back office offshore כדי להפחית עוד יותר עלויות. הטכנולוגיה העניקה לחברות רבות את ההזדמנות לאפשר סידורי עבודה מרחוק, בהם עובדים מהבית. היתרונות כוללים חיסכון בשכר דירה והגדלת הפרודוקטיביות. בנוסף, העסקה מרחוק של צוות אחורי מאפשר לחברות לגשת לכישרונות בתחומים שונים ולמשוך מאגר מגוון של מועמדים.
חלק מהחברות מציעות תמריצים לעובדים ולמועמדים המקבלים משרות מרוחקות. לדוגמה, חברת שירותים פיננסיים הדורשת הנהלת חשבונות ברמה גבוהה יכולה להציע סבסוד דיור בסך 500 דולר לחודש לרואי חשבון מנוסים לעבודה מהבית. אם זה עולה $1,000 לחודש כדי להבטיח שטחי משרדים לאדם, סבסוד דיור של $500 לחודש יביא לחיסכון כולל של $6,000 לשנה. החיסכון בעלויות יכול להיות משמעותי בעת העסקת אנשי מקצוע מרוחקים רבים.
למרות שזה חוסך כסף לחברה, ייתכן שהעובד יצטרך לקבל משכורת נמוכה יותר אם הוא עובר מתפקיד פרונט אופיס במיקום מרכזי למקום מרוחק יותר או אפילו סידור עבודה בבית.
שיקולים מיוחדים
למרות שאנשי הצוות האחורי לא מקיימים אינטראקציה עם לקוחות, הם נוטים לקיים אינטראקציה פעילה עם צוות המשרד הקדמי. לדוגמה, איש מכירות ציוד לייצור עשוי להיעזר בצוות האחורי כדי לספק מידע מדויק על מבני מלאי ותמחור. אנשי שיווק נדל"ן מקיימים באופן תדיר אינטראקציה עם סוכני מכירות כדי ליצור חומרי שיווק אטרקטיביים ורלוונטיים, ואנשי IT מקיימים באופן קבוע אינטראקציה עם כל החטיבות בחברה כדי להבטיח תפקוד תקין של מערכות.
סטודנטים רבים של בתי ספר לעסקים ממכללות ואוניברסיטאות שאינן מטרות רואים בעבודת Back Office דרך לצבור ניסיון בתוך חברה ועלולה להיות רשת לתפקידי Front Office. למרות שזה משתנה מחברה אחת לאחרת, העבודה בתפקידי Back Office שונה משמעותית מהפרונט אופיס, ולמעט תפקידי סיכון אשראי תאגידי, עשויה שלא לספק ל-Front Office עם תקווה את הניסיון הדרוש לבצע מעבר כזה .
