מהי תעודת תפקיד?
מהי תעודת תפקיד? תעודת תפקיד (הנקראת גם תעודת תפקיד או צורת תפקיד) היא מסמך רשמי שהונפקו על ידי תאגיד או חברה בערבון מוגבל (LLC) המפרט את שמות הדירקטורים הנוכחיים, נושאי המשרה, ולעתים גם בעלי מניות מפתח. הוא מפרט מי ממלא באילו תפקידים בארגון ומשמש לרוב לאישור הזהות של אנשים המורשים לבצע עסקאות מחייבות משפטית בשם החברה. מחוץ לארצות הברית, זה עשוי להיקרא גם כפנקס של דירקטורים , תעודת קצינים, או תעודת מזכירה.
מהי תעודת תפקיד? – נקודות מרכזיות
איזה מידע מופיע על תעודת תפקיד?
לא משנה מה השם בו נעשה שימוש, אישורי התפקיד מספקים למעשה את אותו מידע: כל הפרטים הרלוונטיים לגבי הדירקטורים, נושאי המשרה ובעלי המניות העיקריים בחברה. אלה יכולים להשתנות אך יכולים לכלול את שמו, תפקידו, מעמדו (נבחר או מונה), ותקופת כהונתו של בעל התפקיד. מִשׂרָד. זה גם כולל בדרך כלל דגימת חתימה למטרות השוואה.
תעודת תפקיד טיפוסית יכולה להיות מנוסחת באופן הבא:
"החתימה מטה, X, מזכירת ABC Inc. ("החברה"), מאשרת בזאת שהאנשים המפורטים להלן אכן מחזיקים בתפקיד המפורט מול שמו או שלה בחברה, שהחתימה המופיעה מול שמו של כל אדם כזה היא החתימה האמיתית. חתימתו של אדם כזה, וכי הם מורשים כדין…"
לאחר אזכור זה יופיע רשימה של הדירקטורים והנושאים, התאריך וחתימת המזכיר.
כיצד להנפיק תעודת תפקיד
תעודת תפקיד מונפקת על ידי מזכיר התאגיד, נושאת לעתים קרובות את חותמת התאגיד, ועשויה להיות מאושרת על ידי ציבור אנוטרי. מכיוון שהמזכיר הוא הקצין האחראי על שמירת רישומי החברה, תעודת התפקיד היא מעשה רשמי של החברה, וצדדים שלישיים יכולים להסתמך באופן סביר על דיוקה.
מתי להשתמש בתעודת תפקיד
ניתן לבקש תעודת משרה על ידי מוסד פיננסי כאשר החברה מבקשת לפתוח חשבון בנק או יוזמת עסקה גדולה. כמו כן, ניתן לבקש את האישור על ידי עורך דין או כל אדם אחר שרוצה לאשר את חוקיות ותפקידו המוצהר של דירקטור או נושא משרה בתאגיד.
כל מי שמעורב בעסקה עם חברה וצריך לאשר את עמדתו האמורה של נושא משרה בתוכה רשאי לבקש תעודת תפקיד. בפועל, לעתים קרובות נדרש על ידי מוסד פיננסי בנקאי אחר בעת פתיחת חשבון לוודא שמי שמתיימר להיות מורשה חתימה של חברה אכן מורשה.
באופן דומה, כאשר עורכי דין עורכים חוזים לעסקאות שבהן מעורבות חברות, הם לרוב דורשים אישור תפקיד רשמי כדי לקבוע מי יכול לחייב את החברה באופן חוקי בחוזים.
דוגמה לתעודת תפקיד
למרות שהן עשויות ללבוש צורות שונות, תעודת תעודת תפקיד טיפוסית תיראה דומה לזה:
תעודת משרה
החתום מטה, המזכיר/עוזר המזכיר של __________________________, תאגיד __________________ (להלן "התאגיד"), מאשר בזאת כדלקמן:
1. שהוא/היא המזכיר/עוזר מזכיר התאגיד שנבחר כדין, המוסמך והממלא מקום ומופקד על שמירת הרישומים, הפרוטוקולים והחותמת של התאגיד.
2. כי בהתאם לתקנון התאגיד, כפי שתוקן, הוקמו והתמנו האנשים הנקובים הבאים לתפקיד(ים) המצוינים להלן, וכי האדם(ים) כאמור ממשיכים לכהן בתפקיד( s) בשלב זה, והחתימות המופיעות מול השמות הן חתימות אמיתיות.
שם, חתימה וכותרת
__________________________ __________________________ __________________________ ________________________________ ________________________________
3. כי בהתאם לתקנון התאגיד, כפי שתוקן, והחלטות מסוימות שהתקבלו על ידי דירקטוריון התאגיד, ניתנה לאדם/ים המיועדים לכהן בתפקיד הנ"ל סמכות מספקת לפעול בשמו של החברה לחייב את התאגיד בכל הנוגע לעסקאות הכרוכות בהשכרת ציוד, לרבות, ללא הגבלה, מכירה והחכרה של ציוד כאמור, וכי ביצוע מסמכים הקשורים לעסקאות כאמור, לרבות, ללא הגבלה, הסכמי שכירות ראשיים ולוחות ציוד. לכך, מהווים התחייבות משפטית מחייבת וניתנת לאכיפה של התאגיד.
4. כי בהתאם לתקנון התאגיד, בתיקון, יש לחתום מטה את הסמכות והסמכות לבצע אישור זה בשם התאגיד וכי הוא ביצע אישור זה וקבע את חותמו של התאגיד ביום __________ מיום _______________ , 20_____.
חתימה: __________________________________________ (חותם)
שם: ____________________________________________
כותרת: __________________________________________
מהי צורת תפקיד?
סוג של תפקיד הוא רק שם נוסף ל"תעודת תפקיד". הוא מספק מידע הכרחי לגבי הדירקטורים ונושאי המשרה בחברה, ולפעמים, לבעלי המניות העיקריים שלה.
מי חותם על תעודת תפקיד?
תעודת תפקיד מונפקת על ידי מזכיר החברה של החברה, שעליו לחתום עליה. אם יש לאשר את תפקידו של המזכיר, הוא חתום על ידי אחד מנושאי המשרה בחברה. הוא כולל לעתים קרובות גם חתימות של הדירקטורים, נושאי המשרה ובעלי המניות המרכזיים הרשומים בו כדי לציין שחתימותיהם אמיתיות.
האם תעודת תפקיד זהה להחלטה תאגידית?
החלטה תאגידית, על פי המכון למידע משפטי של קורנל, היא "מסמך משפטי כתוב, שהוצא על ידי הדירקטוריון של תאגיד, המתעד החלטה מחייבת שהתקבלה מטעם התאגיד". לפיכך, תעודת משרה היא דוגמה להחלטה תאגידית, אך לא כל החלטות התאגיד הן תעודות מכהנות.
סיכום ומסקנות
תעודת תפקיד היא כלי רב ערך לזיהוי מי רשאי על פי חוק לייצג חברה בעסקה עסקית. צורה של החלטה תאגידית, היא נחשבת לפעולה רשמית של החברה מכיוון שהיא מונפקת על ידי מזכיר החברה של החברה, ומאפשרת לעוסקים בעסקים עם החברה להסתמך על הדיוק שלה. זה הופך עסקאות עסקיות לבטוחות.
