מהו טופס W-9?
מהו טופס W-9? טופס W-9 הוא טופס מס של מס הכנסה (IRS) המשמש לאישור שמו, כתובתו ומספר זיהוי משלם המסים (TIN) של אדם למטרות עבודה או הכנסה אחרת. ניתן לבקש את האישור עבור אדם המוגדר כאזרח אמריקאי או עבור אדם המוגדר כזר תושב. טופס W-9 ידוע גם בתור בקשה למספר זיהוי משלם מס וטופס אישור.
מהו טופס W-9? – טופס W-9 ידוע גם בתור בקשה למספר זיהוי משלם מס וטופס אישור.
מהו טופס W-9? – נקודות מרכזיות
מי יכול להגיש טופס W-9?
טופס W-9 הוא בקשה רשמית למידע בלבד ומשמש אך ורק למטרת אישור מספר זיהוי משלם המס (TIN) של אדם. מעסיק או ישות אחרת שנדרשים להגיש מסמך מידע ל-IRS, כגון טופס 1099, חייבים לקבל את ה-TIN הנכון שלך כדי לדווח על רווחים או הפסדים שעשויים להשפיע על החזר המס הפדרלי שלך או על הכנסתך החייבת במס. עבור רוב האנשים, ה-TIN יהיה מספר תעודת הזהות שלהם (SSN).
ה-W-9 שונה מ-aW-4 טופס – שבדרך כלל מסופק על ידי עובדים למעסיקים ישירים – בכך שה-W-9 אינו מארגן מטבעו ניכוי מסים כלשהם.
כל מס נדרש המבוסס על רווחים הקשורים ל-W-9 שסופק הם באחריות בעל ה-TIN הרשום במסמך, אלא אם משלם המסים כפוף לניכוי במקור לגיבוי. אם נדרשת ניכוי במקור לגיבוי, יהיה צורך לציין זאת ב-W-9, כדי ליידע את הישות המקבלת את המידע על הצורך לעכב בהתאם.
למה משמש טופס W-9?
המידע המתקבל בטופס W-9 משמש לרוב ליצירת גרסה של טופס 1099. טופס A1099 מכיל מידע על כל הכנסה שייתכן שהתקבלה על ידי בעל ה-TIN שבדרך כלל לא הייתה רשומה ב-W-2.
עם זאת, W-2 מונפק רק לעובדי חברה, לא לקבלנים עצמאיים או לספקים לא קשורים. זה כולל אך לא מוגבל להכנסה המשולמת לאדם במסגרת חוזה, עסקאות נדל"ן מסוימות, דיבידנדים המשולמים כנגד השקעה ועסקאות פיננסיות שונות אחרות.
יש להנפיק טופס 1099 רק לאחר הגעה לסף ההכנסה המינימלי, אשר עבור רוב ההכנסות השונות נקבע על 600 דולר. סכומים מתחת לסף זה חייבים להיות מדווחים כהכנסה על ידי בעל ה-TIN אך אינם דורשים טופס 1099.
למרות שעובדים מחויבים על פי חוק לספק מידע אישי מסוים למעסיקיהם, פרטיות העובד מוגנת על פי חוק. מעסיק שחושף מידע אישי של עובד בכל דרך בלתי מורשית עלול להעמיד לדין אזרחי ופלילתי.
למה משמש טופס W-9?
טופס W-9 משמש למתן פרטי מס מצד אחד למשנהו. זוהי דרך לאסוף מידע אישי באופן רשמי, לקיים שיטה סטנדרטית להעברת מידע ולדרוש מהספק לאשר שהמידע שהוא מספק נכון. לאחר מכן, טופס W-9 משמש להנפקת הצהרות מס ספציפיות למי שאינם עובדים שהרוויחו סוגים מסוימים של תשלום במהלך השנה.
כיצד למלא טופס W-9
טופס W-9 הוא אחד הטפסים הפשוטים ביותר למילוי מס הכנסה, אבל אם טפסי מס מעוררים עצבים, אל תדאג. אנו נלווה אותך בדרך הנכונה להשלמתו.
טופס W-9.
כל הדפים של טופס W-9 זמינים באתר האינטרנט של IRS. בנוסף, הטופס עשוי לכלול קבוצה ספציפית של הוראות המסופק על ידי מס הכנסה.
שלב 1: W-9, שורה 1
הזן את שמך כפי שמופיע בדוח המס שלך.
שלב 2: W-9, קו 2
הזן את שם העסק שלך או שם "ישות שלא מתייחסים אליה", אם שונה מהשם שהזנת עבור שלב 1. לדוגמה, ייתכן שאתה בעלים יחיד, אך למטרות שיווק, אינך משתמש בשם האישי שלך כשם העסק שלך; במקום זאת, אתה "עושה עסקים בשם" איזה שם אחר. היית מכניס את השם הזה כאן.
סוג ישות שכיח שלא מתייחסים אליו הוא חברה בעלת אחריות מוגבלת. בעלות יחידה ותאגידי S לעולם לא מסווגים כישויות שלא מתחשבות בהן.
שלב 3: W-9, שורה 3
בחר איזה סוג של ישות עסקית אתה עבור סיווג מס פדרלי: בעלות יחידה, שותפות, תאגיד C, תאגיד S, נאמנות/נכס, חברה בערבון מוגבל, או "אחר". סמן את התיבה המתאימה, ויש לבחור רק סיווג אחד.
שלב 4: W-9, שורה 4
פטורים. רוב הסיכויים שאתה הולך להשאיר את הקופסאות האלה ריקות. הנה כמה יוצאי דופן:
שלב 5: W-9, שורות 5-6
ספק את כתובת הרחוב, העיר, המדינה והמיקוד שלך. השתמש בכתובת שבה תשתמש בדוח המס שלך. לדוגמה, אם אתה בעלים בודד השוכר שטחי משרדים, אבל אתה מגיש את החזר המס שלך באמצעות כתובת הבית שלך, הזן את כתובת הבית שלך בטופס W-9 כדי ש-IRS לא יתקשה להתאים את ה-1099 שלך לטופס 1040 שלך.
בנוסף, ה-W-9 עשוי להיות האמצעי העיקרי של חברה להשגת המידע האישי שלך. מכיוון שמידע זה עשוי להיכנס למערכת החשבונאות שלהם כאשר אתה מוגדר כספק ברישומים שלהם, כתובת זו עשויה לשמש כדי לספק את 1099 שלך או לשלוח לך מסמכי מס חשובים אחרים.
שלב 6: W-9, שורה 7
בשלב אופציונלי זה, תוכל לספק את השם והכתובת של המבקש. אולי תרצה למלא את התיבה הזו כדי לשמור תיעוד למי סיפקת את מספר זיהוי המס שלך.
בנוסף, יש לך אפשרות לרשום מספרי חשבונות רלוונטיים בסוף החלק העליון של טופס W-9. קטע מספר חשבון זה עשוי לשמש לזיהוי ייחודי של מישהו על סמך מספר בתוך המערכת של הלקוח. לדוגמה, מישהו עשוי לבקש ממך למלא טופס W-9. מכיוון שאתה במקרה ספק מס' 45 ברשומות שלהם, הם עשויים לבקש ממך לרשום את מספר הספק שלך בשורה זו.
שלב 7: W-9, חלק א'
מס הכנסה מכנה את הסעיף הבא, חלק I. כאן, עליך לספק את מספר זיהוי המס של העסק שלך, שיהיה מספר תעודת זהות אישי שלך אם אתה בעלים בודד, או מספר זיהוי המעסיק שלך (EIN) אם אתה סוג אחר של עסקים.
כעת, לחלק מהחברות הבלעדיות יש גם EIN, אבל ה-IRS מעדיף שבעלים יחידים ישתמשו ב-SSN שלהם בטופס W-9. שוב, פעולה זו תקל על ההתאמה של כל 1099 שתקבל עם החזר המס שלך, אותו תגיש תחת ה-SSN שלך.
מה אם העסק שלך חדש ואין לו EIN? אתה עדיין יכול למלא טופס W-9. מס הכנסה אומר שעליך להגיש בקשה למספר שלך ולכתוב "הגיש בקשה" ברווח של ה-TIN. תרצה לקבל את המספר הזה במהירות האפשרית כי עד שתעשה זאת, תהיה נתון לניכוי במקור לגיבוי. אתה יכול להגיש בקשה ל-EIN באתר האינטרנט של מס הכנסה. עיין בהוראות שלהלן עבור שלב 8, חלק ב', למידע נוסף על ניכוי במקור גיבוי.
שלב 8: W-9, חלק ב'
בחלק השני, עליך להעיד על אמיתות כל המידע שלך לפני שתוכל לחתום על טופס W-9. שקר בכוונה בטופס מס עלול לגרום לכך שתצטרך לשלם קנס או ללכת לכלא; מס הכנסה לא מתעסק. לפני החתימה על טופס W-9, הנה ההצהרות שעליך לאשר שהן נכונות, תחת עונש של עדות שקר:
1. המספר המוצג בטופס זה הוא מספר הזיהוי הנכון של משלם המסים שלי (או שאני ממתין למספר שיונפק לי).
2. אני לא כפוף לניכוי במקור לגיבוי מכיוון: (א) אני פטור מניכוי במקור לגיבוי, או (ב) לא קיבלתי הודעה מטעם רשות המסים (IRS) שאני כפוף לניכוי במקור לגיבוי כתוצאה מ אי דיווח על כל הריבית או הדיבידנדים, או (ג) מס הכנסה הודיע לי שאיני כפוף עוד לניכוי במקור לגיבוי.
3. אני אזרח ארה"ב או אדם אחר בארה"ב.
4. קוד/קודי ה-FATCA שהוזנו בטופס זה (אם יש) המציינים שאני פטור מדיווחי FATCA נכונים.
מי חייב למלא טופס W-9?
יש למלא טופס W-9 על ידי צד אחד ולמסור אותו לצד שני אם הצד השני עומד לספק סוגים ספציפיים של תשלומים בעתיד. באופן הרחב ביותר, טופס W-9 חייב להיות מילוי על ידי קבלנים עצמאיים המבצעים עבודה עבור גורם אחר איתו הם אינם מועסקים. זה כולל עובדים עצמאיים או עובדים תחת מבנים שאינם תעסוקתיים.
W-9 נדרש גם מאנשים בנסיבות ספציפיות. בנק או מוסד מלווה עשויים לבקש W-9 כחלק מתהליך הקמת חשבון חדש, שכן תשלומי הריבית והדיבידנד ניתנים באמצעות טופס 1099-INT. משתתפים בתחרות שעשויים לזכות בפרסים עשויים גם להידרש למלא W-9, מכיוון שערך הפרס עשוי להיות הכנסה חייבת במס ודורש דיווח של מס הכנסה.
טופס 1099 משמש גם למתן תשלומי ריבית על משכנתא, תשלומי הלוואות סטודנטים, הכנסות מעסקאות נדל"ן והפטר מסוגים מסוימים של חובות. עבור טפסים אלה, הצד שכנגד רשאי לבקש טופס W-9 כדי לוודא שיש ברשותו מידע מתאים.
שיקולים מיוחדים בעת הגשת טופס W-9
חתימה על טופס W-9
טופס W-9 אומר לך למחוק את סעיף 2 לעיל אם קיבלת הודעה מ-IRS שאתה כפוף כעת לניכוי במקור לגיבוי מכיוון שלא דיווחת על כל הריבית והדיבידנדים בדוח המס שלך.
אתה יכול למחוק את סעיף 2 אם אתה ממלא טופס W-9 בקשר לעסקת מקרקעין. סעיף 2 אינו חל במקרה זה, כך שלא משנה אם אתה כפוף לניכוי במקור גיבוי.
כעת, אם קראתם בעיון את האותיות הקטנות בהוראות W-9, נראה כי רוב האנשים אינם נדרשים לחתום על טופס זה כלל. בדרך כלל אתה נדרש לחתום עליו רק אם מס הכנסה הודיע לך שסיפקת בעבר מספר TIN שגוי. עם זאת, מלבד היתרונות הטכניים, האדם שביקש ממך למלא את טופס W-9 כנראה יראה אותו כלא שלם או לא חוקי אם לא חתמת עליו.
טופס החזרה W-9
החזר את טופס W-9 המלא שלך לבית העסק שביקש ממך למלא אותו. באופן אידיאלי, תמסור אותו באופן אישי כדי להגביל את החשיפה שלך לגניבת זהות, אבל שיטה זו לרוב אינה מעשית. דואר נחשב מאובטח יחסית.
אם עליך לשלוח את הטופס בדוא"ל, עליך להצפין גם את המסמך וגם את הודעת הדוא"ל שלך ולבדוק שלוש פעמים שיש לך את כתובת הדוא"ל הנכונה של הנמען לפני שליחת הודעתך. שירותים בחינם זמינים באינטרנט כדי לעזור לך לעשות זאת, אך בדוק את המוניטין שלהם לפני שאתה נותן להם אמון במסמכים שלך. בדרך כלל העסק שצריך להגיש W-9 ל-IRS ייתן לך אחד למלא.
אי שליחת טופס W-9
אם מישהו מבקש טופס W-9 מלא, זה בדרך כלל למטרה טובה. היה סקפטי לגבי בקשות שבהן אינך בטוח מדוע המידע שלך נחוץ או מי מגיש את הבקשה. צפוי כי בקשות במסגרת פעילות עסקית רגילה יתמלאו.
ישנן השלכות מסוימות אם אינך שולח טופס W-9. ראשית, המשלם נדרש להתחיל בניכוי מסים במקור מתשלומים עתידיים. נכון לשנת 2022, שיעור ניכוי המקור הנוכחי הוא 24%.
בנוסף, ישנם העונשים הבאים על אי ציות:
מי צריך למלא W-9?
בגדול, כל מי שיקבל פיצויים כלא שכיר נדרש למלא W-9. ישנם מצבים רבים שעלולים להיווצר כאשר נדרש טופס W-9. לדוגמא, נישום שאמור לגבות ריבית, לקבל תמורה מעסקת נדל"ן, לשלם ריבית על משכנתא, לשלם ריבית על הלוואת סטודנטים או לבטל חוב נדרש לקבל גם סוגים ספציפיים של טופס 1099. על מנת לספק בצורה מדויקת בטופס המס, צד שכנגד עשוי לבקש את פרטי המס שלך באמצעות טופס W-9.
האם W-9 משמש לעצמאים?
כן, W-9 משמש לרוב עבור אנשים עצמאיים. אם עובד הוא קבלן עצמאי, פרילנסר או עצמאי, יש לספק טופס W-9 למי שהרווחת מהם מעל 600$ מבלי שהתקבלת לעבודה כעובד רשמי.
מה קורה אם לא אספק טופס W-9?
אם תבחר שלא לספק טופס W-9 או אם המידע שסופק שגוי, ניכוי מס במקור של 24% יילקח מתשלומים עתידיים שתקבל מהלקוח שלך. בנוסף, ישנם קנסות ועמלות על אי מסירת מידע נכון בכוונה או על שימוש לרעה ב-TIN.
סיכום ומסקנות
טופס W-9 הוא טופס מס של מס הכנסה המבקש מידע עבור אדם המוגדר כאזרח ארה"ב או אדם המוגדר כזר תושב. המידע משמש למילוי טופס 1099 ומשמש עבור קבלנים עצמאיים, פרילנסרים או ספקים לא קשורים; לא עובדים. אי מילוי הטופס עלול לגרור קנסות.
