מה זה זרימת עבודה?
מה זה זרימת עבודה? זרימת עבודה מתארת את השלבים בתהליך עבודה עסקי, דרכם עוברת יצירה מההתחלה ועד לסיום; וכיצד ניתן לבצע ולבצע את השלבים הללו באופן אוטומטי בהתאם למערכת של כללים פרוצדורליים. ארגונים משתמשים בזרימת עבודה כדי לתאם משימות, לשפר את היעילות הארגונית, להוסיף היענות ולהניע רווחיות. זרימת העבודה עשויה להיות רציפה, כאשר כל שלב מותנה בהשלמת השלב הקודם, או במקביל, כאשר מספר שלבים מתרחשים בו-זמנית.
מה זה זרימת עבודה? – נקודות מרכזיות
הבנת זרימת עבודה
הרעיון של זרימת עבודה היה חשוב לחקר הארגון הרציונלי של העבודה ואופטימיזציה של תהליכי ייצור או מידע – כדי למנוע צווארי בקבוק. לאחר מלחמת העולם השנייה, תנועת האיכות פיתחה מספר תיאוריות לשיפור זרימת העבודה, אשר אימצו מושגים איכותיים יותר של הנדסה מחדש של תהליכים עסקיים. ניתן ליישם פילוסופיות אלה על קווי הרכבה, בקשת הלוואה על ידי בנק או ייצור של עיתון.
Six Sigma ו-Total Quality Management (TQM) הן שתי פילוסופיות לשיפור תהליכים אשר אומצו על ידי ארגונים ברחבי העולם. TQM היא גישה מובנית לניהול ארגוני כולל, שבה הנחיות פנימיות ותקני תהליכים מפחיתים טעויות. המטרה של Six Sigma היא לצמצם פגמים באמצעות בקרת איכות.
טכנולוגיות זרימת עבודה וביג דאטה
טכנולוגיות זרימת עבודה ומערכות ניהול נמצאות כיום בשימוש בתעשיות רחבות טווח כמו פיננסים, בריאות, שיווק והשכלה גבוהה. הם היו בסיסיים לפיתוח של מערכות בינה מלאכותית (AI) ולמידת מכונה שיש להן השפעה משמעותית על זרימות העבודה הארגוניות בכל תעשייה, הודות ליכולתן לעבד ולהפיק ערך מביג דאטה.
על ידי איסוף ושיתוף נתונים על פני ארגון, והטמעת ניתוח נתונים, מערכות ניהול נתונים ארגוניות משמשות כדי לחסל ממגורות מידע ולייעל תהליכים עסקיים ולהפוך את עיבוד הנתונים לאוטומטיים. זה עזר לחבר בין מגזרים ותעשיות שהיו מנותקים בעבר.
הפיננסים עוברים שינוי על ידי נתונים גדולים, תוך שימוש בהם עבור זרימות עבודה של מסחר וציות כאחד. משקיעים מנצלים את המבול של נתונים בזמן אמת המיוצרים על ידי דיגיטליזציה גלובלית ומדיה חברתית, ומתנסים בניתוח נתונים משופר ובינה מלאכותית כדי ליצור רעיונות השקעה – ללא הטיה קוגניטיבית – ולנהל סיכונים.
זרימת עבודה בעידן הדיגיטלי
הצורך לנהל פרויקטים על פני צוותים, מיקומים ואזורי זמן שונים ראה עלייה עצומה בפופולריות של אפליקציות ותוכנות זרימת עבודה. מגמה זו רק הואצה בשנת 2021 ככל שחברות רבות יותר מתחברות לעובדיהן מרחוק במהלך מגיפת הקורונה. חלק מתוכנות ניהול זרימת העבודה הפופולריות יותר בחוץ כוללות את Easynote, Trello, Monday.com ו-Accelo. פלטפורמות אלו מקלות על יצירת משימות והקצאתן לאנשים שונים תוך ניהול זרימת העבודה כולה באמצעות לוח מחוונים המשמש כמרכז מרכזי. והכי חשוב, רבות מהפלטפורמות הללו מספקות גישה חופשית לתכונות מפתח, ושומרות על עלויות נמוכות לסטארט-אפים ולעסקים קטנים.
