מה זה Back Office?
מה זה Back Office? המשרד האחורי הוא החלק של חברה המורכב מאנשי מינהל ותמיכה שאינם פונים ללקוח. פונקציות המשרד האחורי כוללות פשרה, אישורים, תחזוקת רשומות, ציות לרגולציה, חשבונאות ושירותי IT. לדוגמה, חברת שירותים פיננסיים מפולחת לשלושה חלקים: המשרד הקדמי (למשל, מכירות, שיווק ותמיכת לקוחות), המשרד האמצעי. (ניהול סיכונים), וה-Back Office (שירותי ניהול ותמיכה).
מה זה Back Office? – נקודות מרכזיות
איך ה-Back Office עובד
ניתן להתייחס ל-Back Office כחלק של חברה האחראית לספק את כל הפונקציות העסקיות הקשורות לפעילותה. למרות נוכחותם הבלתי נראית לכאורה, אנשי המשרד האחורי מספקים פונקציות חיוניות לעסק. המשרד האחורי הוא חלק חיוני בכל חברה וכותרות עבודה קשורות מסווגות לרוב תחת "תפעול". התפקידים שלהם מאפשרים ולצייד את אנשי החזית לבצע את תפקידיהם מול הלקוח. המשרד האחורי משמש לעתים לתיאור כל המשרות שאינן מייצרות הכנסה ישירות.
דוגמה ל-Back-Office
כיום, רוב תפקידי האחורי אופיס ממוקמים הרחק ממטה החברה. רבים ממוקמים בערים שבהן השכירות המסחרית זולה, עלויות העבודה נמוכות יותר, וקיים מאגר כוח אדם מתאים.
לחלופין, חברות רבות בחרו לבצע מיקור חוץ ו/או תפקידים ב-back office offshore כדי להפחית עוד יותר עלויות. הטכנולוגיה העניקה לחברות רבות את ההזדמנות לאפשר סידורי עבודה מרחוק, בהם עובדים מהבית. היתרונות כוללים חיסכון בשכר דירה והגדלת הפרודוקטיביות. בנוסף, העסקה מרחוק של צוות אחורי מאפשר לחברות לגשת לכישרונות בתחומים שונים ולמשוך מאגר מגוון של מועמדים.
חלק מהחברות מציעות תמריצים לעובדים ולמועמדים המקבלים משרות מרוחקות. לדוגמה, חברת שירותים פיננסיים שדורשת הנהלת חשבונות ברמה גבוהה יכולה להציע סובסידית דיור בסך 500 דולר לחודש לבעלי ניסיון בעבודה מהבית. אם זה עולה $1,000 לחודש כדי להבטיח שטחי משרדים לאדם, סבסוד דיור של $500 לחודש יביא לחיסכון כולל של $6,000 לשנה. החיסכון בעלויות יכול להיות משמעותי בעת העסקת אנשי מקצוע מרוחקים רבים.
למרות שזה חוסך כסף לחברה, ייתכן שהעובד יצטרך לקבל משכורת נמוכה יותר אם הוא עובר מתפקיד פרונט אופיס במיקום מרכזי למקום מרוחק יותר או אפילו סידור עבודה בבית.
אינטראקציה של Back Office עם Front Office
למרות שאנשי הצוות האחורי לא מקיימים אינטראקציה עם לקוחות, הם נוטים לקיים אינטראקציה פעילה עם צוות המשרד הקדמי. לדוגמה, איש מכירות ציוד לייצור עשוי להיעזר בצוות האחורי כדי לספק מידע מדויק על מבני מלאי ותמחור. אנשי מקצוע בשיווק נדל"ן מקיימים אינטראקציה תדיר עם סוכני מכירות כדי ליצור חומרי שיווק אטרקטיביים ורלוונטיים. ומומחי IT מקיימים באופן קבוע אינטראקציה עם כל החטיבות בחברה כדי להבטיח מערכות תפקוד תקין.
סטודנטים רבים של בתי ספר לעסקים ממכללות ואוניברסיטאות שאינן מטרות רואים בעבודת Back Office דרך לצבור ניסיון בתוך חברה ועלולה להיות רשת לתפקידי Front Office. למרות שזה משתנה מחברה אחת לאחרת, העבודה בתפקידי Back Office שונה משמעותית מהפרונט אופיס, ולמעט תפקידי סיכון אשראי תאגידי, עשויה שלא לספק ל-Front Office עם תקווה את הניסיון הדרוש לבצע מעבר כזה .
במה שונה ה-Front Office מה-Back Office?
הפרונט אופיס אחראי על גיוס לקוחות חדשים ושירות לקוחות קיימים; בקיצור, הם הצוות מול הלקוח. המשרד האחורי, לעומת זאת, קיים כדי לתת שירות לעסקאות שמבצעות הפרונט אופיס ואין לו אינטראקציה עם לקוחות המשרד. עם זאת, ניתן לומר שהלקוח של המשרד האחורי הוא הפרונט אופיס.
מהן תחומי האחריות העיקריים של ה-Back Office?
בקיצור, ה-Back Office קיים כדי לסיים את העסקאות שמבצעות ה-Front Office. זה כולל אישור עסקאות והוראות סילוק מול המשרד האחורי של הצד שכנגד. המשרד האחורי אחראי גם על אישורי סחר, תחזוקת רשומות, הנהלת חשבונות ושירותי IT.
היכן ממוקמים פיזית משרדי עורף?
משרדים אחוריים היו ממוקמים ממש מאחורי המשרד הקדמי או דלפק המסחר. בימים אלה, תאגידים פיננסיים רבים העבירו את מיקומי המשרד האחורי שלהם לאתרים בעלי עלות נמוכה יותר, כמו פלורידה או צפון קרוליינה, שבהן שכר הדירה והמשכורות נמוכים בדרך כלל מערים גדולות כמו ניו יורק או שיקגו.
סיכום ומסקנות
ל-Back Office תפקיד מכריע בתמיכה בפרונט אופיס (חשבו על דלפק מכירות/מסחר) על ידי עיבוד העסקאות שבוצעו על ידי לקוחות הבנק או עבור פעולות המסחר הקנייניות של הבנקים עצמם. חלק מהפונקציות של המשרד האחורי הן אישור עסקות והוראות פשרה, אישורים, תחזוקת רשומות, ציות לרגולציה, חשבונאות ושירותי IT. מובן אם כן, שלא ניתן היה לעבד את פעילויות ה-Front Office ללא ה-Back Office, וה-Back Office לא היה קיים אלמלא פעילויות המכירות והמסחר של ה-Front Office, מה שהופך את עבודת הצוות לחיונית.
למרות שלא רואים אותו לעתים קרובות, המשרד האחורי מבצע מטלות קריטיות הנובעות מפעילויות דלפק הקבלה. באותה מידה, הפעילות האחורית היא מרכז עלות, מה שמוביל חברות פיננסיות רבות לאתר את צוותי המשרד האחורי או התפעול שלהן במקומות בעלי עלות נמוכה יותר כמו פלורידה או צפון קרוליינה, שבהן עלויות הנדל"ן והעבודה נמוכות מהעיר שבה עומד בראשה. משרד עשוי להיות ממוקם, למשל. ניו יורק או שיקגו.
