מהי בקשה להצעת מחיר?
מהי בקשה להצעת מחיר? בקשה להצעת מחיר (RFQ), הידועה גם בשם הזמנה להצעה (IFB), היא תהליך שבו חברה מבקשת ספקים וקבלנים נבחרים להגיש הצעות מחיר והצעות מחיר עבור ההזדמנות למלא משימות או פרויקטים מסוימים. תהליך הצעת המחיר חשוב במיוחד לעסקים הזקוקים לאספקה עקבית של מספר מסוים של מוצרים סטנדרטיים. חברות עשויות לשלוח בקשה להצעה לבד או לפני בקשה להצעה (RFP).
מהי בקשה להצעת מחיר? – איך עובדות בקשות להצעת מחיר
הצעת מחיר היא בדרך כלל השלב הראשון בהגשת בקשה להצעה (RFP). שני המסמכים הללו דומים מכיוון שהם מספקים פרטים על הפרויקט או השירותים הנדרשים, אך הצעות הצעות מחיר בדרך כלל מבקשות הצעת מחיר מקיפה יותר. כמו כן, עסקים בדרך כלל מעצבים הצעות הצעות למוצרים גנריים שבהם הכמות הדרושה ידועה, והצעות הצעות מיועדות לפרויקטים ייחודיים ונישה שבהם הכמויות והמפרטים אינם ידועים.
נקודות מרכזיות
בנוסף לתמחור, הצעות מחיר עשויות לכלול פרטים כגון תנאי תשלום, גורמים שיכולים להשפיע על בחירת ההצעה של חברה, מועד אחרון להגשה וכדומה. סוכנות ממשלתית שרוצה לקנות 500 מחשבים עם גודל כונן קשיח ומהירות עיבוד ספציפיים, למשל, תשלח הצעת מחיר למספר ספקים בתור מציעים פוטנציאליים.
מכיוון שפורמט ה- RFQ הוא אחיד בחברה נתונה, כאשר ה- RFQ חוזרים עם הצעות מחיר, החברה המבקשת עשויה להשוות ביניהם בקלות. בדרך כלל, תהליך הצעת מחיר מורכב מארבעה חלקים: שלב ההכנה, שלב העיבוד, שלב ההענקה ושלב הסגירה. בדרך כלל החברה תעניק את החוזה לספק שעומד בקריטריונים המינימליים של הכשירות ומציג את ההצעה הנמוכה ביותר.
נסיבות ייחודיות
הצעות מחיר אינן הודעות פומביות. מכיוון שהחברה המבקשת שולחת הצעות מחיר רק לעסקים שהיא סומכת עליהם, היא לא צריכה להכין תיעוד רכש ארוך. כמו כן, בניגוד לשידול פומבי, חברה יכולה לקבל בחזרה רק את מספר ההצעות שהיא ביקשה, מה שגם חוסך זמן.
שימוש ב- RFQ מקטין את משך הזמן הדרוש לרכישת סחורות או שירותים. זה גם מציע מידה של ביטחון שכן חברה תקבל הצעות רק מספקים שהיא מעדיפה. מצד שני, מכיוון שההצעות להצעות מחיר מפחיתות את כמות התחרות, חברה עלולה להחמיץ את קבלת המחיר הנמוך ביותר הזמין או ללמוד על ספקים חדשים באיכות גבוהה.
כאשר חברה מקבלת הצעת מחיר בתגובה להצעת מחיר, אין מדובר בהצעה או בחוזה מחייב. עורך הדין יציע את העבודה לספק הנבחר על ידי שליחת הזמנת רכש, שהיא למעשה חוזה המפרט את תנאי העבודה. כאשר ספק מקבל וחותם על הזמנת הרכש, החוזה מתחיל.
