מה זה Kanban?
מה זה Kanban? Kanban היא מערכת בקרת מלאי המשמשת ייצור בזמן (JIT). הוא פותח על ידי Taiichi Ohno, מהנדס תעשייה בטויוטה, ולוקח את שמו מהכרטיסים הצבעוניים שעוקבים אחר ייצור ומזמינים משלוחים חדשים של חלקים או חומרים כשהם נגמרים. קנבן היא מילה יפנית שמתורגמת ישירות ל"כרטיס חזותי", כך שמערכת הקנבן פשוט פירושה להשתמש ברמזים חזותיים כדי להנחות את הפעולה הדרושה כדי לשמור על תהליך זורם.
מה זה Kanban? – נקודות מרכזיות
הבנת מערכת Kanban
ניתן לחשוב על מערכת הקנבן כמערכת איתות ותגובה. כאשר פריט הולך ואוזל בתחנה מבצעית, יהיה רמז ויזואלי המציין כמה להזמין מהאספקה. המשתמש בחלקים מבצע את ההזמנה עבור הכמות המצוינת על ידי הקנבן והספק מספק את הכמות המדויקת המבוקשת.
לדוגמה, אם עובד אוחז מוצר בשקיות על מסוע, ניתן להניח קנבאן בערימה מעל 10 השקיות האחרונות. כאשר העובד מגיע לכרטיס, הוא נותן לרצף ראנר את הכרטיס כדי להביא עוד תיקים. תחנה רחוקה מחדר האספקה עשויה להציב את הקנבן ב-15 שקיות וקרוב יותר בחמש. זרימת השקיות ומיקום הקלפים מותאמים כדי לוודא שאף תחנה לא נשארת ללא תיק בזמן שהחגורה פועלת.
ניתן להשתמש במערכת הקנבאן בקלות בתוך מפעל, אך ניתן ליישם אותה גם ברכישת מלאי מספקים חיצוניים. מערכת הקנבן יוצרת נראות יוצאת דופן הן לספקים והן לקונים. אחת ממטרותיה העיקריות היא להגביל את הצטברות המלאי העודף בכל נקודה בפס הייצור. מגבלות על מספר הפריטים הממתינים בנקודות האספקה נקבעות ולאחר מכן מופחתות ככל שמזהים ומוסרים חוסר יעילות. בכל פעם שחורג ממגבלת המלאי, זה מצביע על חוסר יעילות שיש לטפל בו.
כאשר מיכלי חלקים או חומרים מתרוקנים, מופיעים כרטיסים, מקודדים בצבע לפי סדר עדיפות, ומאפשרים ייצור ואספקה של עוד לפני שמתפתחים עיכוב או מחסור. לעתים קרובות נעשה שימוש במערכת של שני כרטיסים. כרטיסי תחבורה T-kanban מאשרים העברת מכולות לתחנת העבודה הבאה בפס הייצור, בעוד שכרטיסי ייצור P-kanban מאשרים לתחנת העבודה לייצר כמות קבועה של מוצרים ולהזמין חלקים או חומרים לאחר שנמכרו או נעשה בהם שימוש.
שיטות ליבה של Kanban
לשיטת הקנבן מספר עקרונות ליבה המגדירים כיצד תהליכים מתרחשים וכיצד חברי הצוות צריכים להיות מעורבים בתהליך.
דמיין זרימות עבודה
בלב הקאנבן, התהליך חייב להיות מתואר חזותית. בין אם באמצעות כרטיסים פיזיים, מוחשיים או מינוף טכנולוגיה ותוכנה, התהליך חייב להיות מוצג שלב אחר שלב באמצעות רמזים ויזואליים שהופכים כל משימות לזיהוי ברור. הרעיון הוא להראות בבירור מהו כל שלב, מהן הציפיות ומי ייקח אילו משימות.
שיטות מיושנות (אך עדיין בשימוש היום) כללו ניסוח משימות קנבן על פתקיות. כל פתק דביק יכול להיות בצבע שונה כדי לסמן סוגים שונים של פריטי עבודה. משימות אלו יוצבו לאחר מכן בנתיבי שחייה, קטעים מוגדרים המקבצים משימות קשורות ליצירת פרויקט מאורגן יותר. כיום, תוכנת ניהול מלאי מניעה בדרך כלל תהליך קנבן.
הגבלת WIP
מכיוון שקנבן מושרש ביעילות, מטרת הקנבן היא למזער את כמות העבודה בתהליך. הצוותים מוזמנים להשלים משימות קודמות לפני המעבר למשימות חדשות. זה מבטיח שניתן להתחיל מוקדם יותר תלות עתידית ושמשאבים כגון צוות אינם ממתינים באופן לא יעיל להתחיל את המשימה שלהם תוך הסתמכות על אחרים.
חברה חייבת להעריך באופן פנימי את הכמות המתאימה של WIP לשאת בזמן שהיא עובדת בתהליך הקנבאן. זה קשור לעתים קרובות למספר האנשים לאורך התהליך; ככל שמספר העובדים הקשורים לפרויקט פוחת, כך יורדת הכמות המותרת של הפריטים שעליהם עובדים. מגבלה זו מעידה גם לצוותים או למחלקות אחרות שהם חייבים להתחשב בבקשתם מצוותים אחרים, שכן על כל קבוצה של אנשים ניתן להטיל מגבלת עבודה.
נהל זרימות עבודה
תוך כדי תהליך שמתבצע, חברה תוכל לזהות חוזקות וחולשות לאורך זרימת העבודה. לפעמים, מגבלות לא מתקיימות או יעדים לא מושגים; במקרה זה, זה תלוי בצוות לנהל את זרימת העבודה ולהבין טוב יותר את הליקויים שיש להתגבר עליהם.
חלק קריטי בקנבאן הוא התבוננות וביטול צווארי בקבוק לפני התרחשותם. זה כולל חיזוי ייצור וניצול משאבים. ככל שתהליך הופך ליותר צפוי, לחברה יהיה קל יותר להתחייב ללקוחות או להפוך תהליכים ליעילים עוד יותר על ידי צמצום מלא של משאבים נוספים שאינם בשימוש.
הגדר בבירור מדיניות
כחלק מתיאור חזותי של זרימות עבודה, תהליכים מוגדרים לרוב בבירור. לעתים קרובות, מחלקות יכולות להבין בקלות את הציפיות המונחות מהצוותים שלהן, וכרטיסי קנבן שהוקצו לאנשים ספציפיים מזהים בבירור אחריות לכל משימה. על ידי הגדרת מדיניות ברורה מאוד, כל עובד יבין מה מצופה ממנו, באילו קריטריונים צריך לעמוד לפני השלמתו, ומה קורה במהלך המעבר בין השלבים.
יישם לולאות משוב
כאשר משתמשים בשיטת הקנבן, חברות לרוב אוספות מידע, מנתחות כיצד התהליך זורם ומיישמות שינויים כדי לשפר עוד יותר את התהליך. לולאת משוב זו מאפשרת לעובדים להשתפר ללא הרף ולבצע שיפורים מצטברים וקטנים שקל יותר להסתגל אליהם. המשוב עשוי להיות משוב חיובי או משוב שלילי. גישת הקנבן היא להבין כשלים בשלב מוקדם של התהליך ולחטוף אותם במהירות; זה מאפשר לחברה להסתגל למסלול נכון לפני שחוסר היעילות יהפוך לנושא גדול יותר.
שפר את שיתוף הפעולה
מכיוון שהמשימות מחולקות לכרטיסי קנבן קטנים מאוד, אנשים חייבים לעתים קרובות לסמוך זה על זה בעת שימוש בשיטת הקנבן. אנשים, לעתים קרובות בצוותים שונים, חייבים לשתף פעולה ולדון במעברים בין מסלולי שחייה, בעוד שאנשים אחרים חייבים להתקבץ כדי לזהות ולפתור בעיות במהירות. תחת קנבאן, שינויים בתהליך חייבים להיות מועברים בצורה רחבה מכיוון שלתאמות שנעשות באזור אחד עשויות להיות השפעה רחבה יותר באזור אחר.
מועצת קנבן
תהליך הקנבן משתמש בלוחות קנבן, מערכות ארגוניות שמתארות בבירור את המרכיבים של תהליך. ללוח קנבן יש לרוב שלושה אלמנטים: לוחות, רשימות וקלפים.
לוחות Kanban הם התמונה הגדולה ביותר של תהליך שמארגן היבטים רחבים של זרימת עבודה. לדוגמה, חברה יכולה לבחור לקיים לוח קנבן שונה עבור מחלקות שונות בארגון שלה (כלומר פיננסים, שיווק וכו'). לוח הקנבן משמש לאיסוף תהליכים רלוונטיים בתוך אזור עבודה או לוח משימות בודדים.
רשימות קנבן הן פריטי המטלות בכל לוח. לדוגמה, ליצרן יכול להיות כל שלב של ייצור כפריט רשימה, שכן רשימות קנבן מייצגות לעתים קרובות שלבי ייצור שונים בתחום דומה. רשימות קנבן עשויות גם לזרום ממשימה אחת לאחרת; לעתים קרובות, משימה אחת תסתיים ומשימה אחרת תתחיל עם פריט הפעולה הבא לאחר השלמת פריט הרשימה הקודם.
לבסוף, קלפי קנבן חיים בתוך רשימות ומייצגים את פריטי הפעולה הקטנים והמפורטים ביותר הדרושים להשלמת הרשימה. כרטיסים אלה הם הפריטים הספציפיים שיש לטפל בהם בסדר רציף כדי להשלים את הרשימה. לדוגמה, על יצרן ליצור קשר עם הספק, לאשר זמינות חומרי גלם, להגיש את ההזמנה, לקבל את פריטי המלאי ולהתחיל בייצור. ניתן אפילו לצמצם כל אחד מהשלבים הללו לכרטיסי קנבן ספציפיים יותר המייצגים מיני-פרויקטים.
הדוגמה שלהלן מתארת דוגמה של מערכת קנבן או משיכה עם משימות מוגדרות היטב, מסלולי שחייה והדגמה כוללת של זרימת המשימות.
דוגמה של Kanban Board.U.S. מינהל שירותים כלליים
מערכות קנבן אלקטרוניות
כדי לאפשר איתות ביקוש בזמן אמת על פני שרשרת האספקה, מערכות קנבן אלקטרוניות הפכו נפוצות. ניתן לשלב מערכות אלקטרוניות אלו במערכות תכנון משאבים ארגוניים (ERP). מערכות אלו ממנפות לוחות, רשימות וכרטיסים דיגיטליים של קנבן המעבירים את מצב התהליכים בין המחלקות
טויוטה, פורד מוטור קומפני ובומברדיה אירוספייס הן בין היצרניות המשתמשות במערכות e-kanban. מערכות אלקטרוניות אלו עדיין מספקות אותות חזותיים, אך המערכות מתאפשרות בדרך כלל להפוך חלקים מהתהליך לאוטומטי, כגון הובלה דרך המפעל או אפילו הגשת הזמנות רכש.
Scrum נגד Kanban
Scrumand kanban מחזיקים שניהם במתודולוגיות שעוזרות לחברות לפעול בצורה יעילה יותר. עם זאת, לכל אחד יש גישות שונות מאוד להשגת יעילות זו. גישות Scrum מציבות מסגרות זמן מסוימות לביצוע שינויים; במהלך תקופות אלו, מתבצעים שינויים ספציפיים. עם קנבן, שינויים מתבצעים באופן רציף.
מתודולוגיית הסקרום מפרקת משימות לספרינטים, תקופות מוגדרות עם תקופות התחלה וסיום שבהן המשימות מוגדרות היטב ויש לבצע אותן בצורה מסוימת. אין להתרחש שינויים או חריגות מהתזמונים או המשימות הללו. Scrum נמדד לעתים קרובות לפי מהירות או קיבולת מתוכננת, ובעל מוצר או Scrum Master מפקח על התהליך.
מצד שני, קנבן יותר אדפטיבי בכך שהוא מנתח את מה שנעשה בעבר ומבצע שינויים מתמשכים. צוותים קובעים את הקצב או המחזורים שלהם, ולעתים קרובות מחזורים אלה משתנים לפי הצורך. Kanban מודד הצלחה על ידי מדידת זמן מחזור, תפוקה ועבודה בתהליך.
היתרונות של Kanban
הרעיון של קנבן טומן בחובו יתרונות שונים, החל מיעילות פנימית ועד להשפעות חיוביות על הלקוחות.
מטרת הקנבן היא לדמיין את זרימת המשימות והתהליכים. מסיבה זו, Kanban מביא לנראות ושקיפות רבה יותר לזרימת המשימות והיעדים. על ידי תיאור שלבים והסדר שבו הם חייבים להתרחש, משתתפי הפרויקט עשויים לקבל תחושה טובה יותר של זרימת המשימות והחשיבות של שלבים הקשורים זה בזה.
מכיוון שקנבאן שואפת להיות יעילה יותר, חברות המשתמשות בקנבן חוות לעיתים קרובות זמני אספקה מהירים יותר. זה כולל תהליכי ייצור מהירים יותר, אריזה וטיפול מהירים יותר וזמני אספקה יעילים יותר ללקוחות. זה מפחית את עלויות נשיאת החברה (כלומר אחסון, ביטוח, סכנת התיישנות) תוך העברת הון מהר יותר לשימוש יעיל יותר.
לחברות שמשתמשות בפרקטיקות של קנבן עשויות להיות גם יכולת חיזוי גדולה יותר למה שעתיד לבוא. על ידי תיאור שלבים ומשימות עתידיות, חברות עשויות לקבל תחושה טובה יותר של סיכונים, מחסומים או קשיים שאחרת היו מאטים את התהליך. במקום זאת, חברות יכולות לתכנן מראש לתקוף את הליקויים הללו ולהקצות משאבים למאבק במכשולים לפני שיאטו תהליכים.
לבסוף, המטרה הסופית של קנבאן היא לספק שירות טוב יותר ללקוחות. עם תהליכים יעילים יותר ופחות בזבזניים, הלקוחות עשויים להיגבה במחירים נמוכים יותר. עם תהליכים מהירים יותר, לקוחות עשויים לקבל את הסחורה שלהם מהר יותר. על ידי התמצאות בתהליכים, לקוחות עשויים להיות מסוגלים ליצור אינטראקציה עם שירות לקוחות מהר יותר ולהגיע להחלטות מהר יותר.
חסרונות של Kanban
עבור חברות מסוימות, קנבאן אינו אפשרי ליישום או לא ניתן לתרגול. ראשית, קנבן מסתמך על יציבות; לחברה חייב להיות תהליך צפוי שאינו יכול לסטות מהותית. עבור חברות הפועלות בסביבות דינמיות בהן הפעילות אינה יציבה, החברה עלולה להתקשות לפעול באמצעות קנבאן.
Kanban קשור לעתים קרובות למתודולוגיות ייצור אחרות (Just-in-Time, Scrum וכו'). מסיבה זו, חברה עשויה שלא לקצור את כל היתרונות אם היא מקבלת רק שיטות קנבאן. לדוגמה, חברה עשויה להבין מתי היא תצטרך חומרי גלם בעת סקירת כרטיסי קנבן; עם זאת, אם החברה לא משתמשת במלאי בדיוק בזמן, היא עשויה להיגרר בהוצאות מיותרות לנשיאת חומרי הגלם בתקופות שבהן היא יושבת בטל.
לקנבן יש גם את הדרישה של צורך להתעדכן באופן עקבי מכמה סיבות. ראשית, אם המשימות שהושלמו לא מסומנות, הצוות המנתח את השלבים הבאים עלול לא להעריך כראוי היכן לאורך התהליך נמצא הצוות. שנית, אין הערכות תזמון לשלבים שונים, ולכן חברי הצוות חייבים להיות מודעים לכמה זמן מוקצה למשימה שלהם ואילו מועדים עתידיים מסתמכים על המשימה שעל הפרק.
מה הם הכללים של Kanban?
לפי שיטת הקנבאן, חברות חייבות להשתפר ללא הרף, לספק לולאות משוב לעובדים ולשאוף להיות יעילות במשאבים. Kanban דורש מחברות לתאר באופן חזותי תהליכים, להקצות משימות למסלולי שחייה, ולהבטיח שאנשים מתקשרים שינויים לאורך כל התהליך או הפרויקט.
מדוע אנו משתמשים בקנבאן?
Kanban שואפת לחסוך לחברות זמן, כסף ומשאבים אחרים על ידי הבטחת זמן השבתה מינימלי בין משימות. בנוסף, קנבאן מנסה לכוון לצווארי בקבוק לפני שהם מתרחשים, ומבטיח שניתן לנקוט בצעדים מראש כדי למנוע עבודה בתהליך לשבת בחיבוק ידיים בזמן שהבעיות מתוקנות.
האם Kanban זריז או רזה?
Kanban מגשר בין מסגרות זריזות ורזות. הוא זריז בכך שתהליכים מתוארים חזותית לפני התרחשותם. המשמעות היא שניתן לבצע שינויים לפני בעיות. בנוסף, קנבאן היא מערכת משיכה בכך שהעבודה נמשכת בתהליך כאשר כל שלב קודם הושלם. במקום שהמלאי יצטבר משלב אחד למשנהו, קנבאן שואפת שיהיה מספיק מלאי לעבוד בדרכו בתהליך ייצור.
סיכום ומסקנות
גישת הקנבן היא מתודולוגיה שמטרתה למזער בזבוז, זמן השבתה, חוסר יעילות וצווארי בקבוק לאורך תהליך. פרויקטים מתוארים חזותית באמצעות לוחות, רשימות וכרטיסים המציגים אחריות בין המחלקות. כאשר הוא מבוצע כראוי, קנבאן יכול למזער את הוצאות הייצור, לנצל את העבודה בצורה יעילה יותר, לשפר את שירות הלקוחות ולמזער את זמני האספקה.
