מהי חשבונית?
מהי חשבונית? חשבונית היא מסמך מסחרי עם חותמת זמן המפרטת ומתעדת עסקה בין קונה למוכר. אם סחורות או שירותים נרכשו באשראי, בדרך כלל החשבונית מציינת את תנאי העסקה ומספקת מידע על דרכי התשלום הזמינות. סוגי חשבוניות עשויים לכלול קבלה מנייר, שטר מכירה, תעודת חיוב, חשבונית מכירה או רישום אלקטרוני מקוון.
מהי חשבונית? – סוגי חשבוניות עשויים לכלול קבלה מנייר, שטר מכירה, תעודת חיוב, חשבונית מכירה או רישום אלקטרוני מקוון.
מהי חשבונית? – נקודות מרכזיות
היסודות של חשבונית
בחשבונית יש לציין כי מדובר בחשבונית על פני החשבון. בדרך כלל יש לזה מזהה ייחודי הנקרא מספר החשבונית ששימושי להתייחסות פנימית וחיצונית. חשבונית מכילה בדרך כלל מידע ליצירת קשר עם המוכר או ספק השירות למקרה שיש שגיאה הקשורה לחיוב.
תנאי התשלום עשויים להיות מפורטים בחשבונית, כמו גם המידע המתייחס לכל הנחות, פרטי תשלום מוקדם או חיובי מימון שהוערכו בגין איחור בתשלומים. הוא גם מציג את עלות היחידה של פריט, סך כל היחידות שנרכשו, הובלה, טיפול, משלוח וחיובי מס הקשורים, והוא מתאר את הסכום הכולל שחייבים.
חברות עשויות לבחור פשוט לשלוח הצהרת סוף חודש כחשבונית עבור כל העסקאות שטרם עומדות. אם זה המקרה, ההצהרה חייבת לציין שלא יישלחו חשבוניות עוקבות. מבחינה היסטורית, חשבוניות נרשמו על נייר, לעתים קרובות עם מספר עותקים שנוצרו כך שלקונה ולמוכר יש רישום של העסקה לרישומיו. נכון לעכשיו, חשבוניות ממוחשבות נפוצות למדי. ניתן להדפיס אותם על הנייר לפי דרישה או לשלוח במייל לצדדים בעסקה. רשומות אלקטרוניות מאפשרות גם חיפוש ומיון קל יותר של עסקאות מסוימות או תאריכים ספציפיים.
חשבונית אפרו פורמה היא חשבונית ראשונית של מכירות שנשלחה לקונים לפני משלוח או מסירה של סחורה. החשבונית תתאר בדרך כלל את הפריטים שנרכשו ו מידע חשוב אחר כגון משקל המשלוח ודמי ההובלה. חשבוניות פרופורמיות באות לרוב לידי ביטוי בעסקאות בינלאומיות, במיוחד למטרות מכס ביבוא.
החשיבות של תאריך החשבונית
תאריך החשבונית מייצג את הזמן והתאריך שבו חויבו הסחורה והעסקה נרשמה באופן רשמי. לפיכך, לתאריך החשבונית יש מידע חיוני בנוגע לתשלום, שכן הוא מכתיב את משך האשראי ותאריך הפירעון של החשבון. זה חיוני במיוחד עבור גופים המציעים אשראי, כגון נטו 30. תאריך הפירעון בפועל של החשבונית הוא בדרך כלל 30 יום לאחר תאריך החשבונית. כמו כן, חברות מציעות ללקוחות את האפשרות להחזיר פריטים בדרך כלל עם מועד אחרון המבוסס על מספר מסוים של ימים מאז הוכחת הרכישה, כפי שמצוין בחשבונית.
חשבונית אלקטרונית
מאז הופעת עידן המחשבים, לאנשים ועסקים קל יותר להסתמך על חשבוניות אלקטרוניות כחלופה למסמכי נייר. חשבונית אלקטרונית, או חשבונית אלקטרונית, היא סוג של חיוב אלקטרוני כדי ליצור, לאחסן ולנטר מסמכים הקשורים לעסקה בין הצדדים ולהבטיח שתנאי ההסכמים שלהם מתקיימים.
מסמכים אלקטרוניים אלה עשויים לכלול חשבוניות וקבלות, הזמנות רכש, תעודות חיוב ואשראי, תנאי תשלום והוראות ותלושי העברה. חשבוניות דיגיטליות נשלחות בדרך כלל באמצעות דוא"ל, דף אינטרנט או אפליקציה. היתרונות כוללים את הדברים הבאים:
חשבונית אלקטרונית כוללת מספר טכנולוגיות ואפשרויות כניסה ומשמשת כמונח כללי לתיאור כל שיטה שבה חשבונית מוצגת באופן אלקטרוני ללקוח לצורך תשלום. מספר תקני חשבונית אלקטרונית, כגון EDIFACT ו-UBL, פותחו ברחבי העולם כדי להקל על האימוץ והיעילות.
חשבוניות וחשבונות אשראי
חשבוניות עוקבות אחר מכירת מוצר למטרות בקרת מלאי, חשבונאות ומס, המסייעות לעקוב אחר התחייבויות לתשלום והתחייבויות דומות. חברות רבות שולחות את המוצר ומצפות לתשלום במועד מאוחר יותר, כך שהסכום הכולל לתשלום הופך לחשבון לתשלום עבור קונה וחשבון חייב עבור המוכר.
חשבוניות מודרניות מועברות באופן אלקטרוני, ולא מבוססות על נייר. אם חשבונית אבדה, הקונה רשאי לבקש העתק מהמוכר. השימוש בחשבונית מייצג נוכחות של אשראי, שכן המוכר שלח מוצר או סיפק שירות מבלי לקבל מזומן מראש.
חשבוניות ובקרה פנימית
חשבוניות הן מרכיב קריטי בבקרה פנימית חשבונאית. חיובים בחשבונית חייבים להיות מאושרים על ידי אנשי ההנהלה האחראים. לחילופין, מותאמת חשבונית להזמנת רכש ועם התאמת המידע מתבצע תשלום עבור עסקאות מאושרות. משרד רואי חשבון מבטיח שהחשבוניות יוכנסו לתקופת החשבונאות המתאימה בעת בדיקת קיצוץ ההוצאות.
